Welche Buchhaltungssoftware nutzen Unternehmen in Deutschland, Großbritannien und den nordischen Ländern?
Die in den einzelnen Märkten gängigen Tools, die nationalen Vorschriften, die erklären warum, und was ein Unternehmen, das in mehreren dieser Länder tätig ist, tatsächlich von seinem Buchhaltungssystem benötigt.
Unternehmen in Deutschland, Großbritannien und den nordischen Ländern verwenden unterschiedliche Buchhaltungssoftware, weil sich die rechtlichen Anforderungen an die Software von Land zu Land unterscheiden. In Deutschland landet die Buchhaltung meist beim Steuerberater, der mit DATEV arbeitet – folglich muss die Software in der Lage sein, Daten an DATEV zu übergeben. In Großbritannien akzeptiert die Steuerbehörde Umsatzsteuervoranmeldungen ausschließlich über anerkannte Software, weshalb die Shortlist genau diesen Vorgaben folgt. Im Norden fordert der öffentliche Sektor bereits seit Jahren elektronische Rechnungen, weshalb E-Invoicing dort zur Standardausstattung gehört und kein nachträgliches Add-on ist. Dieser Artikel beleuchtet die einzelnen Märkte, nennt die gängigen Tools und erklärt die jeweiligen regulatorischen Hintergründe.
Die nachfolgend genannten Herstellernamen werden als „gängig“ aufgeführt. Es wird bewusst auf Marktanteile verzichtet, da publizierte Zahlen von Anbietern und Umfragen mit unterschiedlichen Methoden stammen und sich die Ranglisten schneller verändern, als ein Artikel dies abbilden könnte.
Deutschland
Was die Wahl prägt
Das Steuerberatermodell. Ein großer Teil der kleinen und mittleren deutschen Unternehmen lagert die Buchhaltung, die Lohnabrechnung oder den Jahresabschluss an einen Steuerberater aus. Die Genossenschaft der Steuerberater, die DATEV eG, liefert die Software, die in den allermeisten Kanzleien im Einsatz ist. Praktisch bedeutet das für jedes Unternehmen: Das eigene Buchhaltungssystem muss einen Buchungsstapel im DATEV-Format exportieren können, den der Berater importiert, andernfalls müssen die Daten manuell erfasst werden.
GoBD. Die Grundsätze zur ordsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) des Bundesfinanzministeriums verlangen, dass Buchungen spurenfrei nachvollziehbar und vor nachträglichen Änderungen geschützt sind, das Verfahren dokumentiert wird und die Daten für die gesamte Aufbewahrungsfrist (die laut dem Steuerfortentwicklungsgesetz 2025 für Bücher bis zu zehn Jahre und für Buchungsbelege bis zu acht Jahre beträgt) lesbar und für die Steuerprüfung exportierbar bleiben. In Deutschland vertriebene Software wirbt gezielt mit GoBD-Konformität, da Betriebsprüfer genau danach fragen.
ELSTER. Umsatzsteuervoranmeldungen, die Umsatzjahreserklärung, Lohnsteueranmeldungen, Körperschaft- und Gewerbesteuererklärungen sowie die E-Bilanz werden über ELSTER an das Finanzamt übermittelt. Die Übertragung erfordert entweder ein ELSTER-Zertifikat im eigenen Unternehmenskonto oder eine Software, die zur Nutzung der ERiC-Übertragungsbibliothek lizenziert ist.
E-Invoicing. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes deutsche Unternehmen in der Lage sein, eine elektronische Rechnung zu empfangen, die der Norm EN 16931 entspricht – typischerweise als XRechnung oder ZUGFeRD. Die Pflicht zum Ausstellen greift – wie zum Redaktionsschluss veröffentlicht – im Jahr 2027 für Unternehmen mit einem Umsatz von über 800.000 Euro und ab 2028 für alle Unternehmen.
Häufig verwendete Tools
| Tool | Typischer Nutzer | Hinweis |
|---|---|---|
| DATEV (Kanzlei-Rechnungswesen, Unternehmen online) | Steuerberater und deren Mandanten | Das System des Beraters; Mandanten laden Belege und Bankdaten hinein |
| Lexware / lexoffice | Kleine Unternehmen und Freelancer | DATEV-Export, ELSTER-Einreichung, GoBD-Konformität |
| sevdesk | Freelancer und kleine Unternehmen | Cloud-basiert, DATEV-Export |
| SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central | Mittelständische und große Unternehmen | ERP-Suiten mit deutscher Lokalisierung durch Partner |
| Sage | Kleine und mittlere Unternehmen | Langjährig etablierte deutsche Produktlinien |
Wer in Deutschland Buchhaltungssoftware auswählt, entscheidet in der Praxis darüber, wie die Daten an den Steuerberater übergeben werden und wie die Anbindung an ELSTER erfolgt.
Großbritannien (UK)
Was die Wahl prägt
Making Tax Digital. Seit April 2019 sind umsatzsteuerpflichtige Unternehmen, deren Umsatz über der Umsatzsteuerschwelle liegt, verpflichtet, digitale Aufzeichnungen zu führen und Umsatzsteuererklärungen über Software einzureichen, die direkt mit der API von HMRC kommuniziert; seit April 2022 gilt dies für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen. Making Tax Digital for Income Tax startet im April 2026 für Einzelunternehmer und Vermieter mit Einkünften über 50.000 £, wie angekündigt. HMRC veröffentlicht eine Liste kompatibler Software, die in der Praxis als maßgebliche Shortlist dient.
Companies House und iXBRL. Unternehmensabschlüsse werden bei Companies House eingereicht, und die Körperschaftsteuererklärung geht zusammen mit den in inline XBRL getaggten Abschlüssen an HMRC. Companies House hat angekündigt, dass Abschlüsse ab April 2027 zwingend über Software eingereicht werden müssen, wodurch der bisher von kleinen Unternehmen oft genutzte Web-Formular-Weg wegfällt.
Die Kanzleisoftware von Steuerberatern. Ähnlich wie in Deutschland lagern viele kleine britische Unternehmen ihre Buchhaltung an Steuerberater aus, weshalb die dort verwendete Kanzleisoftware die Auswahl beeinflusst. Kanzleien arbeiten häufig mit Xero, Sage, QuickBooks oder IRIS in Kombination mit speziellen Tools für Steuern und iXBRL-Tagging.
Häufig verwendete Tools
| Tool | Typischer Nutzer | Hinweis |
|---|---|---|
| Xero | Kleine Unternehmen und deren Steuerberater | Großer App-Marktplatz; MTD-Umsatzsteuereinreichung |
| Sage (Sage Accounting, Sage 50) | Kleine und mittlere Unternehmen | Lange Tradition in UK; MTD-Einreichung |
| QuickBooks Online | Kleine Unternehmen | MTD-Einreichung; starker Steuerberater-Vertriebskanal |
| FreeAgent | Freelancer und Kleinstunternehmen | Wird häufig im Paket mit Geschäftskonten angeboten |
| IRIS, CCH, TaxCalc | Steuerkanzleien | Kanzleimanagement, Steuerberechnung und iXBRL-Tagging |
Großbritannien ist kein EU-Mitgliedstaat, und das Umsatzsteuer- sowie Gesellschaftsrecht hat sich seit 2021 auseinanderentwickelt. Ein Unternehmen, das sowohl in UK als auch in der EU agiert, muss in der Regel mit einem separaten System für die EU-Seite planen – unter anderem wegen der EU-Umsatzsteuermeldungen, Zusammenfassenden Meldungen, Intrastat-Meldungen und der E-Invoicing-Vorgaben, da primär auf den britischen Markt ausgerichtete Tools diese Bereiche nur unvollständig abdecken.
Die nordischen Länder
Was die Wahl prägt
E-Invoicing im öffentlichen Sektor kam zuerst. Dänemark schreibt elektronische Rechnungen an öffentliche Stellen seit 2005 vor, Schweden seit 2019, Norwegen und Finnland bereits seit deutlich über einem Jahrzehnt. Jedes Land nutzt ein eigenes nationales Format (OIOUBL in Dänemark, EHF in Norwegen, Finvoice und TEAPPSXML in Finnland, Svefaktura und mittlerweile Peppol BIS in Schweden), und alle vier Staaten sind an das Peppol-Netzwerk angebunden. Folglich sendet und empfängt jedes gängige nordische Buchhaltungstool elektronische Rechnungen, und B2B-E-Invoicing ist auch ohne gesetzliche Generalverpflichtung völlig normal.
Strukturierte Daten für die Steuerbehörde. Norwegetische SAF-T-Financial-Dateien sind auf Anforderung seit 2020 verpflichtend. Das schwedische SIE-Format dient bereits seit den 1990er-Jahren als Standard für den Datenaustausch von Buchhaltungsinformationen zwischen Systemen, und Skatteverket, Bolagsverket sowie Wirtschaftsprüfer arbeiten standardmäßig damit. Dänemarks Jahresberichte werden als inline XBRL an die dänische Wirtschafts- und Unternehmensbehörde Erhvervsstyrelsen übermittelt. Finnland meldet jede Gehaltszahlung innerhalb von fünf Tagen an das dortige Einkommensregister.
Digitale Buchführung per Gesetz. Das dänische Buchhaltungsgesetz (Bogføringsloven) von 2022 verpflichtet Unternehmen dazu, ihre Bücher in einem digitalen Buchhaltungssystem zu führen, das entweder bei Erhvervsstyrelsen registriert ist oder die gleichen Anforderungen erfüllt – einschließlich der Fähigkeit, E-Invoicing-Belege zu senden und zu empfangen sowie Datensätze sicher zu speichern. Die Pflicht wird seit 2024 schrittweise für die verbleibenden Unternehmensgruppen eingeführt, wie zum Redaktionsschluss veröffentlicht.
Häufig verwendete Tools
| Land | Häufig verwendete Tools | Nationale Besonderheiten |
|---|---|---|
| Schweden | Fortnox, Visma (eEkonomi, Administration), Björn Lundén | SIE-Import und -Export; iXBRL-Jahresabschluss an Bolagsverket; Skatteverket-Dateiübertragung |
| Dänemark | Visma e-conomic, Dinero, Billy, Uniconta | Registrierte digitale Buchhaltungssysteme; OIOUBL und Peppol über NemHandel; iXBRL an Erhvervsstyrelsen |
| Norwegen | Tripletex, Fiken, Visma, PowerOffice, Xledger | SAF-T Financial auf Anfrage; EHF-E-Rechnungen; a-melding und Umsatzsteuermeldung über Altinn |
| Finnland | Procountor, Netvisor, Fennoa, Visma | Finvoice und Peppol; Meldung an das Einkommensregister; Umsatzsteuer- und Steuererklärungen über Ilmoitin.fi |
Die meisten dieser Lösungen sind rein nationale Produkte. Ein schwedisches Tool erstellt nur selten eine dänische Umsatzsteuermeldung, und ein dänisches Tool produziert in der Regel keine norwegische SAF-T-Datei. Ein Konzern mit Gesellschaften in drei nordischen Ländern landet daher meist bei drei verschiedenen Systemen und einer zusätzlichen Konsolidierungstabelle.
Was ein grenzüberschreitend agierendes Unternehmen tatsächlich braucht
Die oben beschriebenen Marktstrukturen erklären, warum ein Unternehmen, das in mehreren dieser Länder tätig ist, mit einer einzigen nationalen Software an seine Grenzen stößt. Was benötigt wird, ist kein längerer Funktionskatalog, sondern ein anderer technischer Ansatz:
- Ein Hauptbuch, viele Berichte. Die Buchhaltung jeder Gesellschaft läuft in einem einzigen System mit einer einheitlichen Kontenstruktur, und die länderspezifischen Auswertungen werden daraus generiert: der DATEV-Buchungsstapel für den deutschen Berater, die SIE-Datei für den schwedischen Prüfer, die Umsatzsteuermeldung im jeweiligen Landesformat.
- Das Unternehmen reicht unter eigenem Account ein. Deutsche ELSTER-Zertifikate, das dänische MitID, norwegische Altinn-Zugänge und schwedische Skatteverket-Anmeldedaten gehören dem Unternehmen. Die Software muss diese Anmeldedaten für die Übertragung nutzen, anstatt sich selbst als Zwischenhändler zu registrieren.
- E-Invoicing als Ausgabeschritt. Dieselbe Rechnung muss ohne erneute Dateneingabe als Peppol BIS 3.0 an einen dänischen Kunden und als PDF an einen britischen Kunden ausgegeben werden können.
- Eine API. Wenn Rechnungen, Auszahlungen oder Abonnements durch das eigene Produkt des Unternehmens erzeugt werden, muss die Buchhaltung programmatisch über Code erreichbar sein. Der Leitfaden zu Buchhaltungs-APIs in einfacher Sprache erklärt, was das in der Praxis bedeutet.
Wo sich Nordlet einordnet
Nordlet ist eine API-erste Buchhaltungsplattform, die die 27 EU-Mitgliedstaaten sowie Norwegen, Island und Liechtenstein abdeckt. Für die in diesem Artikel behandelten Märkte gilt:
- Deutschland. Nordlet übermittelt die Umsatzsteuervoranmeldung unter dem ELSTER-Zertifikat des Unternehmens, die Zusammenfassende Meldung an das BZSt-Portal, die Intrastat-Meldung an das Statistische Bundesamt und den Jahresabschluss an den Bundesanzeiger. Die Umsatzsteuererklärung, die Körperschaft- und Gewerbesteuererklärung sowie die E-Bilanz werden als ELSTER-konforme Dateien generiert, die das Unternehmen über sein eigenes ELSTER-fähiges Programm einreicht, da die ERiC-Übertragung ausschließlich für Softwareanbieter lizenziert ist. Das Hauptbuch exportiert in das DATEV-Buchungsstapelformat. Die vollständige Liste findet sich im deutschen Einreichungsleitfaden.
- Schweden. Die Umsatzsteuermeldung, die Arbeitgebererklärung und die Zusammenfassende Meldung werden an die Dateischnittstelle von Skatteverket übertragen; der Jahresabschluss wird als inline XBRL für den Upload zu Bolagsverket erstellt; das Hauptbuch exportiert im SIE-Format.
- Dänemark. Der Jahresabschluss wird als inline XBRL an Erhvervsstyrelsen übermittelt, Umsatzsteuer und Zusammenfassende Meldung gehen an TastSelv, Gehaltsdaten an eIndkomst und Intrastat an Danmarks Statistik.
- Norwegen und Finnland. Die norwegische Umsatzsteuermeldung und die a-melding laufen über Altinn; die finnische Umsatzsteuermeldung, Körperschaftsteuererklärung und die Meldungen an das Einkommensregister erfolgen über Ilmoitin.fi und den Webservice des Einkommensregisters. Die Übersicht zur Einreichungsunterstützung zeigt alle Fristen und Übertragungswege.
- Peppol. Ausgestellte Rechnungen und Gutschriften werden als EN 16931 UBL gerendert und über den eigenen Peppol-Zugangspunkt des Unternehmens oder – falls kein eigener vorhanden ist – über den integrierten Zugangspunkt der Plattform versendet.
- Großbritannien. Nordlet unterstützt keine britischen Einreichungen. Die Plattform deckt ausschließlich EU- und EWR-Länder ab; ein britisches Unternehmen benötigt daher ein in UK anerkanntes Tool für Making Tax Digital und Companies House, während eine Unternehmensgruppe mit Einheiten in UK und der EU Nordlet für die EU-Seite einsetzen kann. Das britische Steuerprofil dient als Referenzmaterial und stellt kein Einrichtungs- oder Einreichungs-Feature dar.
Nordlet ist ein junges Produkt in der Early-Access-Phase des Jahres 2026 und onboardet derzeit Design-Partner. Die etablierten nationalen Tools verfügen über jahrelange lokale Praxiserfahrung, und ein Unternehmen mit nur einem Standort und lokalem Steuerberater ist mit diesen oft bestens bedient. Nordlets Anwendungsfall richtet sich an Unternehmen, deren Transaktionen direkt über die eigene Software generiert werden oder deren Gesellschaften gleichzeitig in mehreren dieser Länder sitzen.
FAQ
Warum ist DATEV in Deutschland so wichtig?
Weil in der Regel nicht das Unternehmen selbst, sondern der Steuerberater die Buchhaltung, die Lohnabrechnung oder den Jahresabschluss erstellt und dieser in DATEV arbeitet. Software, die einen DATEV-Buchungsstapel exportiert, fügt sich nahtlos in diesen Workflow ein; Systeme ohne diesen Export erzwingen manuelle Nacherfassung.
Kann ich ein einziges Buchhaltungstool für UK und Deutschland nutzen?
Nur bedingt. Britische Tools sind exakt auf Making Tax Digital und die Einreichung bei Companies House ausgelegt; deutsche Lösungen auf DATEV, GoBD und ELSTER. Einige internationale Produkte unterstützen zwar beide Regionen, jedoch variiert die Tiefe der nationalen Einreichungsprozesse stark. Unternehmen sollten die konkret anfallenden Steuererklärungen und Meldungen in jedem Land testen, bevor sie sich festlegen.
Ist E-Invoicing für B2B-Transaktionen in den nordischen Ländern obligatorisch?
Zum Redaktionsschluss gibt es in Schweden, Dänemark, Norwegen oder Finnland kein allgemeines gesetzliches B2B-Mandat für E-Invoicing. Es ist jedoch für den öffentlichen Sektor verpflichtend, und das dänische Buchhaltungsgesetz verlangt digitale Buchhaltungssysteme, die elektronische Rechnungen senden und empfangen können. In der Praxis tauschen die meisten nordischen Unternehmen ohnehin E-Rechnungen aus, da jedes gängige Standardtool dies unterstützt.
Was ist SIE?
SIE ist das schwedische Standard-Dateiformat für den Austausch von Buchhaltungsdaten – einschließlich Kontenrahmen, Eröffnungsbilanzen und Buchungssätzen – zwischen Buchhaltungssystemen, Wirtschaftsprüfern und Steuersoftware. Die meisten schwedischen Buchhaltungstools unterstützen den Import und Export, und Nordlet exportiert die Daten direkt aus dem Hauptbuch.
Ersetzt Nordlet einen deutschen Steuerberater?
Nein. Nordlet erstellt die Buchhaltung, den DATEV-Export und die Einreichungen, die Nordlet unter den eigenen Anmeldeinformationen des Unternehmens übermitteln kann. Die fachliche Beurteilung steuerlicher Sachverhalte durch den Berater, die Entscheidungen zum Jahresabschluss sowie die Einreichungen, die eine lizenzierte ELSTER-Software erfordern, verbleiben beim Steuerberater.