E-Rechnung in der EU: Anforderungen nach Ländern (2026)

Die drei in der EU gebräuchlichen E-Rechnungsmodelle, eine Tabelle mit den Anforderungen jedes Mitgliedstaats für den öffentlichen Sektor und den B2B-Bereich gemäß Stand für 2026 sowie die Handhabung durch Nordlet in den jeweiligen Ländern.

Im Jahr 2026 gibt es in der EU keine einheitliche Regelung für die elektronische Rechnungsstellung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen. Italien, Polen, Rumänien, Belgien und Kroatien verlangen strukturierte elektronische Rechnungen für inländische B2B-Umsätze; Deutschland und Frankreich befinden sich inmitten schrittweise eingeführter Pflichten; Griechenland, Ungarn, Spanien und Portugal verlangen, dass Rechnungsdaten nahezu in Echtzeit an die Finanzbehörde gemeldet werden; und die übrigen Mitgliedstaaten fordern E-Rechnungen nur gegenüber dem öffentlichen Sektor. All dies läuft im Jahr 2030 zusammen, wenn das Maßnahmenpaket „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“ (VAT in the Digital Age – ViDA) die strukturierte E-Rechnung zum Standard für den grenzüberschreitenden Handel innerhalb der EU macht.

Der vorliegende Artikel erläutert die drei existierenden Modelle und bietet anschließend eine Übersichtstabelle aller 27 Mitgliedstaaten entsprechend dem zum Zeitpunkt der Erstellung veröffentlichten Stand. Die nationalen Zeitpläne wurden in den letzten zwei Jahren mehrfach angepasst; betrachten Sie daher jedes Datum als den jeweils publizierten Plan und prüfen Sie vor der Umsetzung die aktuellen Seiten der jeweiligen Finanzverwaltung.

Was als E-Rechnung gilt

Eine per E-Mail versendete PDF-Datei ist im rechtlichen Sinne keine elektronische Rechnung. Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen, das von Software ohne menschliches Lesen verarbeitet werden kann. Die EU-Referenz für diese Struktur ist EN 16931, ein semantisches Datenmodell für Rechnungsinhalte, das in einer von zwei Syntaxen übermittelt wird: UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII. Länderspezifische Profile und Netzwerkprofile (CIUS) schränken die Norm für die lokale Verwendung ein. Peppol BIS Billing 3.0 ist das in Europa am häufigsten genutzte Profil für den Austausch, und Peppol selbst ist das Zustellungsnetzwerk, kein Format. Der E-Rechnungs-Glossareintrag behandelt diese Definitionen ausführlicher.

Die drei Modelle

Nachträgliche Prüfung (Post-Audit) und Zustellung über ein Netzwerk. Der Lieferant sendet die Rechnung direkt an den Käufer – meist über Peppol –, und die Steuerbehörde erhält die Rechnung erst bei einer Betriebsprüfung zu Gesicht. Belgiens Mandat für 2026, die Systeme des öffentlichen Sektors in den nordischen Ländern und die meisten Mitgliedstaaten ohne Pflichtvorgabe arbeiten auf diese Weise. Die Kontrolle durch die Behörde erfolgt später über die Umsatzsteuererklärung und die Prüfdatei.

Freigabe (Clearance). Jede Rechnung läuft über eine staatliche Plattform, bevor oder während sie den Käufer erreicht, und die Plattform weist ihr eine Referenznummer zu. Italiens Sistema di Interscambio, Polens KSeF und Rumäniens e-Factura sind Clearance-Systeme. Eine Rechnung, die von der Plattform nicht akzeptiert wurde, existiert rechtlich gesehen nicht.

Echtzeit-Meldung (Real-Time Reporting). Die Rechnung selbst kann in jedem zwischen den Parteien vereinbarten Format vorliegen, aber ihre Daten müssen innerhalb von Stunden oder Tagen an die Finanzbehörde gemeldet werden. Ungarns Online Számla, Spaniens SII, Griechenlands myDATA und Portugals Rechnungsübermittlung sind Meldesysteme. Mehrere davon werden derzeit zu umfassenden E-Rechnungspflichten ausgebaut.

Diese Unterscheidung ist bei der Softwareentwicklung von entscheidender Bedeutung: Ein Clearance-System kann eine Rechnung ablehnen, sodass Ihr Ausstellungsprozess eine Ablehnung nach der Nummernvergabe verarbeiten können muss; ein Meldesystem tut dies nicht, sanktioniert jedoch verspätete oder fehlende Meldungen.

Was sich durch ViDA ändert

Die Richtlinie (EU) 2025/516 des Rates zum Paket „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“ (ViDA) ist am 14. April 2025 in Kraft getreten.

Bereits in Kraft: Ein Mitgliedstaat darf eine obligatorische B2B-E-Rechnung für Inlandsgeschäfte einführen, ohne zuvor bei der EU eine Ausnahmeregelung (Derogation) beantragen zu müssen. Dies ist der Grund, warum sich die nationalen Mandate in den Jahren 2025 und 2026 beschleunigt haben.
Ab dem 1. Juli 2030: Die strukturierte E-Rechnung wird zum Standard für B2B-Lieferungen zwischen Mitgliedstaaten; die Zustimmung des Käufers ist für eine konforme E-Rechnung nicht mehr erforderlich, und die digitale Transaktionsmeldung ersetzt die Zusammenfassende Meldung (ZM). Bis dahin bestehende nationale Systeme müssen bis 2035 mit dem EU-Standard kompatibel (interoperabel) gemacht werden.
Ab 2028: Plattformen, die kurzfristige Beherbergungsleistungen und Personenbeförderungen vermitteln, werden in einer erweiterten Reihe von Fällen als Steuerschuldner (Deemed Supplier) betrachtet, wobei den Mitgliedstaaten die Option eingeräumt wird, dies auf 2030 zu verschieben. Dies wird in unserem Artikel über EU-Umsatzsteuer für digitale Plattformen behandelt.

Die Ländertabelle

B2G steht für Rechnungen an öffentliche Stellen. Gemäß der Richtlinie 2014/55/EU müssen alle öffentlichen Behörden der EU seit 2019 bzw. 2020 EN 16931-konforme E-Rechnungen akzeptieren; die B2G-Spalte gibt an, ob auch Lieferanten zur Übermittlung verpflichtet sind. Jeder Ländername führt zu unserem Entwickler-Leitfaden für die Mehrwertsteuer im jeweiligen Land.

Land	B2G	B2B-Mandat (gemäß Veröffentlichung)	Modell und System	Format
Österreich	Obligatorisch für Bundeslieferanten seit 2014	Bislang keines angekündigt	Post-Audit; Peppol verfügbar	ebInterface, Peppol BIS 3.0
Belgien	Obligatorisch, schrittweise seit 2022	Obligatorisch ab 1. Januar 2026 zwischen belgischen USt-registrierten Unternehmen; Near-Real-Time-Meldung für 2028 geplant	Post-Audit; Peppol-Netzwerk	Peppol BIS 3.0
Bulgarien	Behörden müssen annehmen	Bislang keines angekündigt	Post-Audit	EN 16931
Kroatien	Obligatorisch seit 2019	Obligatorisch ab 1. Januar 2026 zwischen USt-Pflichtigen, inkl. E-Meldung (Fiskalisierung 2.0)	Clearance und Meldung; Porezna uprava CIS	EN 16931 UBL / CII
Zypern	Behörden müssen annehmen	Bislang keines angekündigt	Post-Audit	EN 16931
Tschechien	Behörden müssen annehmen	Bislang keines angekündigt	Post-Audit	EN 16931, ISDOC im Inlandsgebrauch
Dänemark	Obligatorisch seit 2005 (NemHandel)	Kein allgemeines Mandat; das Buchhaltungsgesetz verlangt digitale Buchhaltungssysteme zum Senden und Empfangen von E-Rechnungen, schrittweise ab 2024	Post-Audit; NemHandel und Peppol	OIOUBL, Peppol BIS 3.0
Estland	Obligatorisch seit 2019	Kein allgemeines Mandat; seit 1. Juli 2025 kann ein als E-Rechnungs-Empfänger registrierter Käufer eine solche verlangen; ein umfassenderes Mandat wurde diskutiert	Post-Audit; Dienstleister und Peppol	Estnischer E-Rechnungs-Standard, EN 16931
Finnland	Obligatorisch seit 2020	Kein allgemeines Mandat; seit April 2020 kann ein gewerblicher Käufer eine EN 16931-E-Rechnung verlangen	Post-Audit; Dienstleister und Peppol	Finvoice, TEAPPSXML, Peppol BIS 3.0
Frankreich	Obligatorisch seit 2020 (Chorus Pro)	Empfangspflicht für alle Unternehmen ab 1. September 2026; Ausstellungspflicht ab 1. September 2026 für Großunternehmen und den gehobenen Mittelstand sowie ab 1. September 2027 für KMU und Kleinstunternehmen, inkl. E-Meldung anderer Transaktionen	Zugelassene Plattformen (PA/PDP) mit zentralem Verzeichnis; Meldung an die Finanzbehörde	Factur-X, UBL, CII
Deutschland	Obligatorisch für Bundeslieferanten seit 2020; Ländervorgaben variieren	Empfangspflicht für alle Unternehmen seit 1. Januar 2025; Ausstellungspflicht ab 2027 ab 800.000 € Umsatz und ab 2028 für alle	Derzeit Post-Audit; ein Meldesystem ist für später geplant	XRechnung, ZUGFeRD (EN 16931)
Griechenland	Obligatorisch, schrittweise 2023 bis 2025	Rechnungsdatenmeldung an myDATA seit 2021 obligatorisch; B2B-E-Rechnung wird ab 2026 schrittweise eingeführt, beginnend mit großen Steuerzahlern	Echtzeit-Meldung entwickelt sich zu Clearance; AADE myDATA	Griechisches CIUS (EN 16931), myDATA InvoicesDoc
Ungarn	Behörden müssen annehmen	Kein E-Rechnungs-Mandat; Echtzeit-Rechnungsdatenmeldung an NAV für alle Inlandsrechnungen seit 2020 und 2021 obligatorisch	Echtzeit-Meldung; NAV Online Számla 3.0	NAV XML 3.0; EN 16931 optional
Irland	Behörden müssen annehmen	Ein schrittweises B2B-E-Rechnungs- und Echtzeit-Melde-Mandat wurde für den Start im Jahr 2028 angekündigt	Derzeit Post-Audit; Peppol	Peppol BIS 3.0
Italien	Obligatorisch seit 2015	Obligatorisch für B2B und B2C seit 1. Januar 2019	Clearance; Sistema di Interscambio (SdI)	FatturaPA XML
Lettland	Obligatorisch ab 1. Januar 2025	B2B-Mandat ist geplant; das Startdatum wurde von 2026 verschoben	Post-Audit; Peppol	Peppol BIS 3.0
Litauen	Obligatorisch über die nationale Plattform E.sąskaita	Bislang keines angekündigt	Post-Audit; Peppol	Peppol BIS 3.0
Luxemburg	Obligatorisch, schrittweise 2022 bis 2023	Bislang keines angekündigt	Post-Audit; Peppol	Peppol BIS 3.0
Malta	Behörden müssen annehmen	Bislang keines angekündigt	Post-Audit	EN 16931
Niederlande	Obligatorisch für Lieferanten der Zentralregierung seit 2017	Bislang keines angekündigt; Angleichung an ViDA in der Konsultation	Post-Audit; Peppol	Peppol BIS 3.0, NLCIUS
Polen	Behörden müssen annehmen (PEF-Plattform)	Obligatorisch ab 1. Februar 2026 für große Steuerzahler und ab 1. April 2026 für alle anderen	Clearance; Krajowy System e-Faktur (KSeF)	FA(3) XML
Portugal	Obligatorisch für Lieferanten, schrittweise, Fristen für KMU verschoben	Kein Mandat für strukturierte Rechnungen; zertifizierte Rechnungsstellungssoftware, QR-Code und ATCUD auf jeder Rechnung sowie monatliche SAF-T-Rechnungsübermittlung sind obligatorisch	Echtzeit-Meldung; AT e-fatura	SAF-T PT; CIUS-PT für B2G
Rumänien	Obligatorisch	Obligatorisch für B2B seit 1. Juli 2024 und für B2C seit 1. Januar 2025	Clearance; RO e-Factura über ANAF SPV	UBL mit CIUS-RO
Slowakei	Schrittweise über die Plattform IS EFA	B2B-Mandat für 2027 angekündigt	Meldung über IS EFA geplant	EN 16931
Slowenien	Obligatorisch seit 2015 (UJP)	B2B-Mandat ist geplant; Startdatum auf 2028 verschoben	Derzeit Post-Audit	e-SLOG, EN 16931
Spanien	Obligatorisch seit 2015 (FACe)	SII-Echtzeit-Umsatzsteuerbücher für Großsteuerzahler seit 2017 obligatorisch; Veri*Factu-zertifizierte Rechnungslegungssysteme von 2026 bis 2027; allgemeines B2B-Mandat wartet auf Durchführungserlass	Echtzeit-Meldung; AEAT SII und Veri*Factu	Facturae, EN 16931
Schweden	Obligatorisch seit April 2019	Bislang keines angekündigt; staatliche Untersuchung läuft	Post-Audit; Peppol	Peppol BIS 3.0

Wie die Tabelle zu lesen ist

Ein Clearance-Land entscheidet, ob Ihre Rechnung existiert. Gestalten Sie den Ausstellungsworkflow so, dass die nationale Referenz (die SdI-Kennung, die KSeF-Nummer, der ANAF-Index) auf der Rechnung gespeichert und der Ablehnungspfad behandelt wird.
Ein Melde-Land (Reporting) erwartet die Daten fristgerecht. Richten Sie die Meldung als Schritt nach der Ausstellung ein, wobei die Frist pro Rechnung überwacht wird.
Ein Post-Audit-Land mit einem Peppol-Mandat verlangt, dass die Rechnung den Käufer über das Netzwerk erreicht. Integrieren Sie die Peppol-Teilnehmersuche in Ihre Stammdaten.
Jedes Land in der Tabelle akzeptiert EN 16931 von Lieferanten an öffentliche Stellen, weshalb Peppol BIS 3.0 das eine Format ist, das im B2B/B2G-Bereich überall funktioniert.

Was Nordlet heute versendet

Nordlet betrachtet eine Rechnung in erster Linie als strukturierte Daten und erst in zweiter Linie als Dokument. Jedes nationale Format ist folglich eine Darstellung (Rendering) derselben Rechnung, und jede Übermittlung erfolgt unter den eigenen Zugangsdaten des Unternehmens, die unter Einstellungen → Compliance (Settings → Compliance) konfiguriert sind.

Peppol BIS Billing 3.0, überall. Ausgestellte Rechnungen und Gutschriften werden als EN 16931 UBL gerendert (Gutschriften als CreditNote-Dokumente mit dem Typcode 381) und über den eigenen Peppol-Zugangspunkt des Unternehmens oder über den integrierten Zugangspunkt der Plattform versendet, falls das Unternehmen über keinen eigenen verfügt. Die Teilnehmerkennungen werden in dieser Reihenfolge aus der Peppol-ID, der USt-IdNr. oder der Registernummer des Geschäftspartners abgeleitet.

Nationale Schnittstellen (Gateways). Für ein in einem dieser Länder registriertes Unternehmen rendern die E-Rechnungs-Endpunkte das nationale Format und übermitteln es an das nationale System:

Land	System	Was Nordlet rendert und sendet
Italien	Sistema di Interscambio	FatturaPA, übermittelt über den SdICoop-SOAP-Kanal mit dem Zertifikat des Unternehmens oder über dessen PEC-Postfach
Polen	KSeF	FA(3), validiert gegen das offizielle Schema, übermittelt an die KSeF-API 2.0 mit den Unternehmensanmeldedaten
Rumänien	RO e-Factura	UBL mit der Anpassung CIUS-RO, übermittelt an die ANAF-REST-Schnittstelle mit den OAuth-Tokens des Unternehmens
Ungarn	NAV Online Számla 3.0	Rechnungsdatenmeldung im NAV-XML-Format, übermittelt mit dem technischen Benutzer des Unternehmens
Griechenland	AADE myDATA	InvoicesDoc-Datensätze, übermittelt mit den myDATA-Zugangsdaten des Unternehmens
Kroatien	Fiskalizacija	Fiskalisierungsanfrage an den CIS-Dienst der Finanzbehörde über eine bidirektionale TLS-Verbindung
Spanien	AEAT SII und Veri*Factu	SII-Bücher der ausgestellten und empfangenen Rechnungen sowie Veri*Factu-Abrechnungsdatensätze
Portugal	AT e-fatura	An die Steuerbehörde übermittelte SAF-T-PT-Abrechnungsdatei
Frankreich	Chorus Pro und zugelassene Plattformen	Factur-X (CII)

Jeder Renderer gibt Warnungen für Sachverhalte aus, die von den Rechnungsdaten nicht bereitgestellt werden können – etwa einen italienischen Natura-Code, der aus der Mehrwertsteuerregelung abgeleitet werden musste, oder einen in der Adresse fehlenden rumänischen Kreis (County) –, anstatt einen Wert zu erfinden, der zwar die Validierung passiert, aber falsch wäre. Jede Sendung wird im Audit-Log mit der nationalen Referenz und dem Status protokolliert, und die Rechnung führt den Status des Gateways, sodass auf eine Ablehnung reagiert werden kann.

Überall sonst versendet Nordlet via Peppol. Für Länder ohne Clearance- oder Meldesystem ist kein nationales Gateway hinterlegt, da es dort nichts zu übermitteln gibt.

Nordlet registriert sich niemals selbst als Absender oder Vermittler bei einer Behörde. Die Zertifikate, Tokens und technischen Benutzer gehören dem Unternehmen, was der Architektur der oben genannten Mandate entspricht.

FAQ

Ist die B2B-E-Rechnung 2026 in der gesamten EU obligatorisch?

Nein. Im Jahr 2026 ist sie für den Inlandsverkehr in Italien, Polen, Rumänien, Belgien und Kroatien obligatorisch, wird in Deutschland, Frankreich und Griechenland schrittweise eingeführt und ist in den übrigen Mitgliedstaaten nicht vorgeschrieben. Eine Rechnungsdatenmeldung ist in Ungarn, Spanien (für Großunternehmen) und Portugal separat vorgeschrieben. Der EU-weite Standard für den grenzüberschreitenden Handel tritt am 1. Juli 2030 im Rahmen von ViDA in Kraft.

Gilt eine PDF-Rechnung als E-Rechnung?

Weder im Rahmen eines nationalen Mandats noch gemäß der Mehrwertsteuerrichtlinie ab dem 1. Juli 2030. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten Format vorliegen, das von Software verarbeitet werden kann. Eine PDF-Datei mit einer eingebetteten XML-Datei – wie Factur-X oder ZUGFeRD – gilt jedoch als E-Rechnung, da das XML die eigentliche Rechnung darstellt.

Worin besteht der Unterschied zwischen Peppol und KSeF oder SdI?

Peppol ist ein Zustellungsnetzwerk: Die Rechnung wandert vom Zugangspunkt des Lieferanten zum Zugangspunkt des Käufers, und die Steuerbehörde ist nicht involviert. KSeF und SdI sind von der Steuerbehörde betriebene Clearance-Plattformen: Die Rechnung wird an die Plattform gesendet, die sie annimmt oder ablehnt und an den Käufer weiterleitet. Ein Unternehmen in Polen oder Italien muss für Inlandsrechnungen die nationale Plattform nutzen; Peppol bleibt für grenzüberschreitende Rechnungen und Rechnungen an den öffentlichen Sektor nützlich.

Benötige ich für jedes Land ein anderes System?

Nicht, wenn das System Formate als Darstellungen (Renderings) ein und derselben Rechnung behandelt. Die Daten, die eine EN 16931-Rechnung erfordert, sind überall gleich; was sich unterscheidet, ist die Syntax, die nationalen Erweiterungen und der Übertragungskanal. Nordlet rendert Peppol BIS 3.0 für jedes Unternehmen und das nationale Format für die neun Länder mit einem Clearance- oder Meldesystem.

Was sollte ich tun, wenn sich das Datum für mein Land in der Tabelle geändert hat?

Prüfen Sie die Website der jeweiligen Finanzverwaltung und richten Sie Ihre Umsetzung danach aus. Mehrere Zeitpläne in dieser Tabelle wurden bereits einmal angepasst (Lettland, Slovenia, Spanien, Portugal), und weitere werden sich vor 2030 ändern. Das Datum am Anfang dieses Artikels zeigt an, wann die Tabelle zuletzt überarbeitet wurde.