Was ist Umsatzsteuer? Wie sie in der Praxis funktioniert, von der Rechnung bis zur Voranmeldung

Die Umsatzsteuer (USt) ist eine Verbrauchssteuer, die stufenweise entlang der Wertschöpfungskette erhoben wird. Jedes Unternehmen in der Kette berechnet Umsatzsteuer auf seine Verkäufe, zieht die auf seine Einkäufe gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer ab und führt die Differenz an das Finanzamt ab. Die Steuerlast trägt in voller Höhe der Endverbraucher – alle davor sind lediglich unbezahlte Steuereintreiber.

Wer diesen einen Satz versteht, beseitigt die meisten Unklarheiten rund um die Umsatzsteuer, einschließlich des größten Irrtums: Die Umsatzsteuer ist nicht Ihr Geld und war es auch nie.

Die Wertschöpfungskette

Ein Steuersatz von 21 %, veranschaulicht an einer Tabelle, die den Weg vom Holz bis zum Wohnzimmer zeigt:

Schritt	Verkaufspreis (netto)	Berechnete USt	Abgezogene Vorsteuer	Abfuhr ans Finanzamt
Sägewerk → Möbelbauer	100	21	0	21
Möbelbauer → Geschäft	300	63	21	42
Geschäft → Verbraucher	500	105	63	42
			Gesamt	105

Der Staat nimmt 105 € ein, was exakt 21 % des Endpreises von 500 € entspricht. Jedes Unternehmen hat die Steuer nur auf den von ihm geschaffenen Mehrwert abgeführt – 100, 200 bzw. 200. Der Verbraucher, der nicht vorsteuerabzugsberechtigt ist, trägt die gesamte Last.

Deshalb ist die Umsatzsteuer für Unternehmen erfolgsneutral. Die Aussage „Wir zahlen viel Umsatzsteuer“ beruht meist auf einem Missverständnis: Die tatsächliche Umsatzsteuerbelastung eines Handelsunternehmens ist gleich null, und die Zahllast spiegelt lediglich wider, dass die Umsätze die Einkäufe übersteigen.

Umsatzsteuer (Output VAT), Vorsteuer (Input VAT) und die Buchungssätze

Umsatzsteuer (Output VAT) ist das, was Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen. Sie stellt ab dem Moment der Rechnungsstellung eine Verbindlichkeit dar:

Konto	Soll	Haben
2410 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen	605
5001 Umsatzerlöse aus Dienstleistungen		500
4492 Abzuführende Umsatzsteuer		105

Vorsteuer (Input VAT) ist das, was Lieferanten Ihnen in Rechnung stellen. Sie ist ein Vermögenswert – ein Anspruch gegenüber dem Finanzamt:

Konto	Soll	Haben
6209 Allgemeine Verwaltungskosten	300
2441 Abziehbare Vorsteuer	63
4430 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen		363

Beachten Sie, dass die Umsatzsteuer die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) niemals berührt. Der Umsatz beträgt 500, der Aufwand 300 – beides netto ohne Umsatzsteuer. Die Steuer wird bis zu ihrer Begleichung ausschließlich in der Bilanz ausgewiesen. Das ist der Grund, warum ein Unternehmen, das 2.100 € an abzuführender Umsatzsteuer ausweist, Geld hält, das ihm nie gehörte.

Am Ende des Meldezeitraums werden die beiden Konten saldiert und die Differenz abgeführt oder erstattet:

VAT payable to the state = Output VAT − Input VAT

Wann die Umsatzsteuer fällig wird

Der Steuerentstehungszeitpunkt (Tax point) bestimmt, welchem Meldezeitraum eine Transaktion zuzuordnen ist. Im Allgemeinen entsteht die Umsatzsteuerschuld, wenn die Lieferung oder sonstige Leistung ausgeführt wird – aber die Ausstellung einer Rechnung oder der Erhalt einer Anzahlung kann diesen Zeitpunkt vorverlegen. Nach den Standardregeln der Soll-Versteuerung (Accrual accounting) entsteht die Verbindlichkeit mit der Rechnungsstellung, unabhängig davon, ob der Kunde jemals zahlt. Deshalb ist die Korrektur der Bemessungsgrundlage bei uneinbringlichen Forderungen (Bad debt) ein separates und an enge Bedingungen geknüpftes Verfahren.

Einige Mitgliedstaaten bieten für kleinere Unternehmen die Ist-Versteuerung (Cash accounting) an, bei der die Umsatzsteuer stattdessen an die Zahlung geknüpft ist. Dies muss auf der Rechnung zwingend mit dem wörtlichen Hinweis „Ist-Versteuerung“ (bzw. „Cash accounting“) als eine der Pflichtangaben auf Rechnungen angegeben werden.

Steuersätze, Steuerbefreiungen und Nullsätze

Jeder Mitgliedstaat legt im Rahmen der EU-Vorgaben seine eigenen Steuersätze fest: einen Regelsteuersatz von mindestens 15 % sowie ermäßigte Steuersätze für bestimmte Kategorien. Litauen wendet einen Regelsteuersatz von 21 % und ermäßigte Sätze an; Deutschland 19 % und 7 %; Ungarn 27 %. Bei den meisten grenzüberschreitenden B2C-Umsätzen gilt der Steuersatz des Bestimmungslandes. Deshalb sind Steuersatztabellen für jeden wichtig, der EU-weit verkauft.

Drei Dinge, die ähnlich aussehen, es aber nicht sind:

• Steuerfrei mit Vorsteuerabzug (Zero-rated) — steuerpflichtig zu 0 %. Sie berechnen keine Umsatzsteuer und können Ihre Vorsteuer abziehen. Exporte und innergemeinschaftliche Lieferungen funktionieren nach diesem Prinzip.
• Steuerfrei ohne Vorsteuerabzug (Exempt) — außerhalb des Steuersystems. Sie berechnen keine Umsatzsteuer und können keine damit zusammenhängende Vorsteuer abziehen. Beispiele: Finanzdienstleistungen, Versicherungen, Gesundheitswesen, Bildung.
• Nicht steuerbar (Out of scope) — in Ihrem Land überhaupt kein umsatzsteuerrelevanter Vorgang, typischerweise, weil der Ort der Leistung woanders liegt.

Diese Unterscheidung ist keineswegs rein theoretisch: Ein steuerbefreites Unternehmen (ohne Vorsteuerabzug) muss seine Vorsteuer als echte Kosten tragen, während ein steuerfreies Unternehmen (mit Vorsteuerabzug) diese erstattet bekommt und sich oft in einer permanenten Erstattungsposition befindet.

Wie Nordlet die Umsatzsteuer handhabt

Die steuerliche Behandlung wird systemseitig ermittelt, anstatt manuell eingegeben zu werden. Die Umsatzsteuer-Engine (VAT engine) erfasst das Land und den Umsatzsteuerstatus des Unternehmens, das Land und den Unternehmensstatus des Kunden, die Art der Leistung sowie das Datum. Daraus ermittelt sie das anwendbare Besteuerungsverfahren – Inland, innergemeinschaftlich B2B, Reverse-Charge-Verfahren, OSS, IOSS, Export, steuerfrei (Exempt) oder nicht steuerbar (Out of scope) – mitsamt dem passenden Steuersatz. Dieses Verfahren steuert die Buchungssätze, die Rechnungsvermerke und die Voranmeldung.

Die Steuersätze stammen aus einer datenbankgestützten Tabelle, die mit der TEDB-Datenbank der Europäischen Kommission synchronisiert wird. Sie sind mit Gültigkeitsdaten versehen, sodass eine Steuersatzänderung als neue, datierte Zeile angelegt wird und kein Code angepasst werden muss. Historische Rechnungen behalten den Steuersatz bei, der an ihrem Ausstellungsdatum galt. Für Ausnahmefälle, in denen die Standardwerte nicht passen, können unternehmensspezifische Überschreibungen eingerichtet werden.

Jede ausgestellte Rechnung friert eine Momentaufnahme der Umsatzsteuer-Nachweise (VAT evidence snapshot) ein – die VIES-Prüfung mit ihrem Zeitstempel, die Version der Steuersatztabelle, das Signal für das Rechnungsland und die daraus resultierende Klassifizierung. So kann eine Entscheidung, die vor zwei Jahren getroffen wurde, mit exakt den Eingabedaten reproduziert werden, die damals existierten, anstatt sie mühsam aus heutigen Daten zu rekonstruieren.

Von dort fließen die Zahlen in die Umsatzsteuervoranmeldung (VAT return) für das Land des Unternehmens und in Litauen zusätzlich in die i.SAF-Rechnungsregister.

FAQ

Wer zahlt die Umsatzsteuer eigentlich?

Der Endverbraucher. Unternehmen in der Lieferkette berechnen sie, ziehen die ihnen in Rechnung gestellte Vorsteuer ab und führen die Differenz an das Finanzamt ab. Die Umsatzsteuer ist also nur für diejenigen ein echter Kostenfaktor, die nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind – hauptsächlich Endverbraucher und unecht steuerbefreite Unternehmen.

Was ist der Unterschied zwischen Vorsteuer (Input VAT) und Umsatzsteuer (Output VAT)?

Umsatzsteuer (Output VAT) ist das, was Sie Kunden bei Verkäufen in Rechnung stellen. Sie stellt eine Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt dar. Vorsteuer (Input VAT) ist das, was Lieferanten Ihnen bei Einkäufen in Rechnung stellen, und sie ist als Forderung abziehbar. Sie zahlen an den Staat den Betrag, um den die berechnete Umsatzsteuer die abziehbare Vorsteuer übersteigt.

Erscheint die Umsatzsteuer in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)?

Nein. Erlöse und Aufwendungen werden beide netto, also ohne Umsatzsteuer, ausgewiesen. Die Steuer wird bis zu ihrer Begleichung als Verbindlichkeit oder Forderung in der Bilanz geführt. Die Umsatzsteuer beeinflusst den Cashflow und das Betriebskapital, nicht aber den Gewinn.

Was ist der Unterschied zwischen „Steuerfrei mit Vorsteuerabzug“ (Zero-rated) und „Steuerfrei ohne Vorsteuerabzug“ (Exempt)?

Umsätze, die „Steuerfrei mit Vorsteuerabzug“ (Zero-rated) sind, unterliegen faktisch einem Steuersatz von 0 %, und Sie können die damit verbundene Vorsteuer weiterhin abziehen. „Steuerfreie Umsätze ohne Vorsteuerabzug“ (Exempt) fallen aus dem Steuersystem heraus und blockieren den Vorsteuerabzug, sodass die gezahlte Vorsteuer hierbei zu echten Kosten für Ihr Unternehmen wird.

Wann wird die Umsatzsteuer fällig – bei Rechnungsstellung oder bei Zahlung?

Im Normalfall zum Steuerentstehungszeitpunkt (Soll-Versteuerung), was in der Regel der Zeitpunkt der Lieferung oder Rechnungsstellung ist – unabhängig davon, ob der Kunde bereits bezahlt hat. Einige Mitgliedstaaten bieten für kleinere Unternehmen die Ist-Versteuerung (Cash accounting) an, bei der die Steuer erst mit der Zahlung fällig wird. Dies muss jedoch zwingend auf der Rechnung angegeben werden.