Was ist eine Bestellung? Bestellung vs. Rechnung und der Dreipunkteabgleich
Wozu eine Bestellung Sie verpflichtet, wie sie sich von einer Rechnung unterscheidet und wie der Dreipunkteabgleich mit Wareneingängen Fehler aufdeckt, die andernfalls zu Überzahlungen führen würden.
Eine Bestellung (Purchase Order) ist das Dokument, das Sie an einen Lieferanten ausstellen, um festzuhalten, was Sie zu welchem Preis, in welcher Menge und zu welchem Lieferdatum kaufen möchten. Es ist das Dokument des Käufers; die Rechnung ist die des Verkäufers. Wenn man diese Richtung verinnerlicht hat, erklärt sich das meiste von selbst.
Ihr Zweck ist es, eine Kaufentscheidung explizit zu machen, bevor finanzielle Mittel gebunden werden, anstatt dies erst beim Eintreffen der Rechnung festzustellen.
Bestellung vs. Rechnung
| Bestellung | Rechnung | |
|---|---|---|
| Ausgestellt von | Käufer | Verkäufer |
| Aussage | „Wir stimmen zu, dies zu kaufen“ | „Sie schulden uns Geld hierfür“ |
| Zeitpunkt | Vor der Lieferung | Bei oder nach der Lieferung |
| Buchhalterische Auswirkung | Keine | Erfasst den Aufwand und die Verbindlichkeit |
| Bindungswirkung | Eine Kaufverpflichtung | Ein rechtlicher Anspruch auf Zahlung |
Dieses „Keine“ ist der Punkt, den die meisten Erklärungen übersehen. Eine Bestellung erzeugt ein Obligo (Commitment), keine Verbindlichkeit (Liability). Es wurde noch nichts empfangen, es ist kein Aufwand entstanden und im Hauptbuch taucht nichts auf – denn bei der periodengerechten Buchführung (Accrual Accounting) entsteht der Aufwand erst, wenn die Waren oder Dienstleistungen empfangen werden, nicht wenn sie bestellt werden.
Für die Geschäftsführung sind Obligos dennoch wichtig: Offene Bestellungen in Höhe von 40.000 € sind Geld, das abfließen wird, und Budgetverantwortliche müssen dies sehen. Dies gehört jedoch in die Obligo-Auswertung und nicht in die Bilanz.
Die Dokumentenkette
Ein kontrollierter Einkaufsprozess erzeugt nacheinander drei Dokumente:
- Bestellung – was wir zu kaufen vereinbart haben. Wird ausgestellt und genehmigt, bevor irgendetwas passiert.
- Wareneingang – was tatsächlich angekommen ist, erfasst zum Zeitpunkt der Lieferung von der Person, die die Ware entgegengenommen hat.
- Lieferantenrechnung – was uns in Rechnung gestellt wird.
Jedes Dokument beantwortet eine andere Frage, und der eigentliche Mehrwert entsteht durch den Abgleich dieser drei Dokumente.
Der Dreipunkteabgleich
Gleicht man die drei Dokumente ab (Dreipunkteabgleich / Three-Way-Match), werden vier teure Fehler noch vor der Zahlung sichtbar:
- In Rechnung gestellt, aber nie bestellt – ein unautorisierter Kauf oder die Rechnung eines Dritten.
- In Rechnung gestellt, aber nie erhalten – Zahlung für Waren, die nicht eingetroffen sind.
- Mehr in Rechnung gestellt als erhalten – Berechnung einer Übermenge oder einer Teillieferung, die vollständig abgerechnet wird.
- Zum falschen Preis in Rechnung gestellt – Listenpreis statt des vereinbarten Preises oder eine heimliche Preiserhöhung.
Stimmen die drei Dokumente innerhalb einer gewissen Toleranzgrenze überein, kann die Rechnung maschinell zur Zahlung freigegeben werden. Tun sie das nicht, ist die Abweichung der eigentliche Prüfpunkt – was weitaus nützlicher ist, als einen Menschen jede Rechnung sichtprüfen zu lassen und auf das Beste zu hoffen.
Nordlet implementiert diesen Abgleich. POST /v1/purchases/invoices/match nimmt eine mit einer Bestellung verknüpfte Rechnung sowie einen priceTolerancePercent entgegen, vergleicht dann Zeile für Zeile und liefert für jede Zeile ein entsprechendes Ergebnis (Verdict):
| Ergebnis | Bedeutung |
|---|---|
matched |
Bestellte, empfangene und in Rechnung gestellte Mengen/Preise stimmen innerhalb der Toleranz überein |
not_on_order |
Die Rechnungszeile hat keine entsprechende Bestellzeile |
not_received |
In Rechnung gestellt, aber für diese Zeile wurde noch nichts als Wareneingang verbucht |
over_invoiced |
Die in Rechnung gestellte Menge übersteigt den tatsächlichen Wareneingang |
price_mismatch |
Der Stückpreis weicht um mehr als die Toleranzgrenze von der Bestellung ab |
Das Gesamtergebnis für den Batch lautet nur dann matched, wenn alle Zeilen übereinstimmen. Jede Zeile meldet die bestellten, empfangenen und in Rechnung gestellten Mengen, die beiden Stückpreise sowie die prozentuale Abweichung; die Diskrepanz wird also quantifiziert und nicht nur markiert. Die Zeilen werden nach Artikel abgeglichen, sofern Bestellung und Rechnung auf denselben Katalogartikel verweisen, andernfalls über die Beschreibung.
Die Toleranzgrenze ist bewusst gewählt: Eine Preisabweichung von 0,3 % aufgrund von Rundungen oder Währungsumrechnungen sollte keinen Zahlungslauf blockieren, eine Erhöhung um 15 % hingegen schon.
Der Lebenszyklus der Bestellung
Eine Bestellung durchläuft explizite Status anstelle eines einfachen „offen/geschlossen“-Flags: von draft (Entwurf) über submitted (eingereicht) zu approved (genehmigt), dann bei Eintreffen der Ware partially_received (teilweise empfangen) bis received (vollständig empfangen) und endet bei closed (geschlossen), wobei cancelled (storniert) jederzeit möglich ist.
Genau diese Granularität macht den Abgleich erst möglich. Wareneingänge werden den einzelnen Bestellzeilen über POST /v1/purchases/receipts/create zugeordnet. Dies kumuliert die empfangene Menge pro Zeile – die mittlere Zahl im Dreipunkteabgleich und genau der Wert, der in Unternehmen, die direkt von der Bestellung zur Rechnung übergehen, völlig fehlt.
Der Wareneingang hat auch Auswirkungen auf das Vorratsvermögen: Bei Lagerartikeln sorgt der Wareneingang dafür, dass Menge und Anschaffungskosten im Bestand erfasst werden, wo die Kosten verbleiben, bis die Waren verkauft werden.
Wann sich eine Bestellung lohnt
Bestellungen bedeuten zusätzlichen Prozessaufwand, und Prozesse verursachen Kosten. Sie lohnen sich in folgenden Fällen:
- Jemand anderes als der Zahlende darf Ausgaben freigeben. Die Bestellung ist die Genehmigung, die erfasst wird, bevor das Obligo überhaupt entsteht.
- Waren treffen getrennt von den Rechnungen ein. Ohne Erfassung des Wareneingangs muss die Frage „Ist es angekommen?“ aus dem Gedächtnis beantwortet werden.
- Preise werden verhandelt. Eine Bestellung dient als Nachweis für das Vereinbarte und als Referenz, gegen die die Rechnung geprüft wird.
- Budgetverantwortliche benötigen vorausschauende Planungssicherheit. Offene Bestellungen bilden die Pipeline der gebundenen Ausgaben.
Für ein Zwei-Personen-Unternehmen, das Software-Abonnements kauft, sind sie unnötiger Overhead; für ein Unternehmen, das Lagerbestand von zwanzig Lieferanten bezieht, sind sie hingegen unverzichtbar. Keine der beiden Antworten ist falsch. Der Fehler besteht lediglich darin, den Bestellprozess zu etablieren, ohne jemals den Abgleich zu nutzen, der sein eigentlicher Zweck ist.
FAQ
Ist eine Bestellung ein rechtlich bindender Vertrag?
In der Regel wird sie bindend, sobald der Lieferant sie annimmt (Auftragsbestätigung), wodurch ein Vertrag zu den genannten Bedingungen zustande kommt – deshalb sollte die Bestellung Angaben zu Preis, Menge, Lieferdatum und Zahlungsbedingungen enthalten. Die genaue rechtliche Behandlung hängt vom nationalen Vertragsrecht und eventuell bereits bestehenden Rahmenverträgen ab.
Erzeugt eine Bestellung einen Buchungssatz?
Nein. Sie ist ein Obligo, keine Transaktion: Es wurde noch nichts empfangen und es besteht noch keine Zahlungsverpflichtung. Die erste Buchung im Hauptbuch erfolgt erst, wenn der Wareneingang oder die Lieferantenrechnung verbucht wird.
Was ist der Unterschied zwischen einem Zweipunkte- und einem Dreipunkteabgleich (Two-Way- und Three-Way-Match)?
Der Zweipunkteabgleich (Two-Way-Match) vergleicht Bestellung und Rechnung – auf Preis und bestellte Menge. Beim Dreipunkteabgleich kommt der Wareneingang hinzu, sodass Sie auch überprüfen, ob das, wofür Sie bezahlen, tatsächlich angekommen ist. Bei Dienstleistungen wird oft der Zweipunkteabgleich verwendet, da hier kein physischer Wareneingang stattfindet.
Was passiert, wenn die Rechnung nicht mit der Bestellung übereinstimmt?
Der Abgleich liefert pro Zeile den spezifischen Grund (nicht bestellt, nicht empfangen, zu viel berechnet oder Preisabweichung) zusammen mit den jeweiligen Mengen und der Abweichung. Daraus resultiert die Rückfrage an den Lieferanten; die Zahlung wird zurückgehalten, bis der Vorfall geklärt ist oder eine Gutschrift ausgestellt wurde.
Kann es zu einer Bestellung mehrere Rechnungen geben?
Ja, dies ist bei Teillieferungen sogar die Regel – deshalb beinhaltet der Lebenszyklus einer Bestellung den Status partially_received und beim Wareneingang wird die empfangene Menge pro Zeile kumuliert. Jede Rechnung wird dann mit dem bisherigen Wareneingang abgeglichen, nicht mit der gesamten Bestellung.