Proformarechnung vs. Rechnung: Wann welches Dokument zählt

Eine Proformarechnung sieht aus wie eine Rechnung, hat aber keine ihrer rechtlichen und buchhalterischen Wirkungen. Sie ist ein Angebot im Rechnungsformat: Das wird es kosten, das ist der zu zahlende Betrag, hier sind unsere Bankdaten. Sie erzeugt keine Forderung, keinen Umsatzerlös, keine Umsatzsteuerschuld und keinerlei Buchung im Hauptbuch.

Das ist keine Einschränkung – es ist genau der Sinn der Sache. Mit einer Proformarechnung können Sie einem Kunden exakt mitteilen, was er schulden wird, ohne die steuerlichen oder buchhalterischen Konsequenzen einer echten Rechnungsstellung auszulösen.

Der entscheidende Unterschied

	Proformarechnung	Rechnung
Rechtlicher Status	Ein kaufmännisches Angebot	Ein Buchungsbeleg nach Umsatzsteuerrecht
Erzeugt eine Forderung	Nein	Ja
Realisiert Umsatzerlöse	Nein	Ja (bei Leistungserbringung)
Löst Umsatzsteuer aus	Nein	Ja – die Umsatzsteuer wird fällig
Fortlaufende Nummerierung	Nicht erforderlich	Erforderlich
Führt zu einer Buchung	Nein	Ja
Kunde kann Vorsteuer abziehen	Nein	Ja

Beim Thema Umsatzsteuer wird es allerdings ernst. Die Ausstellung eines Dokuments, das als Rechnung gilt, führt dazu, dass die abzuführende Umsatzsteuer im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung dieses Zeitraums an das Finanzamt gemeldet und abgeführt werden muss – unabhängig davon, ob der Kunde Sie bereits bezahlt hat. Eine Proformarechnung bewirkt dies nicht, da sie keine Rechnung im Sinne der Mehrwertsteuersystemrichtlinie (MwStSystRL) ist – dementsprechend kann Ihr Kunde daraus auch keinen Vorsteuerabzug geltend machen, ganz gleich, wie sehr er dies möchte.

Das gilt in beide Richtungen. Es ist ein Fehler, eine Proformarechnung eines Lieferanten zu akzeptieren und daraus Vorsteuer geltend zu machen; dies wird bei einer Betriebsprüfung gestrichen. Sie benötigen zwingend die reguläre Rechnung.

Wann die Proformarechnung das richtige Dokument ist

• Vorauszahlungsanforderungen, wenn noch keine Lieferung erfolgt ist. Häufig beim Export, bei Sonderanfertigungen und in neuen Kundenbeziehungen: Erst bezahlen, dann produzieren wir.
• Angebote, die der Kunde im Rechnungsformat benötigt, um eine Bestellung (Purchase Order) auszulösen oder einen internen Freigabeprozess zu starten.
• Zoll- und Versanddokumente für Waren, bei denen eine Handelsrechnung noch nicht angebracht ist – etwa bei Mustern, Ersatzlieferungen oder Waren zur Reparatur.
• Bestätigung von Beträgen vor Abschluss eines Geschäfts, wenn die Ausstellung einer echten Rechnung eine Umsatzsteuerschuld für einen Verkauf auslösen würde, der möglicherweise gar nicht zustande kommt.

Wann sie das falsche Dokument ist

Ein typischer Fehler ist es, eine Proformarechnung zu verwenden, um die Umsatzsteuer auf einen bereits erfolgten Verkauf hinauszuzögern. Wenn die Waren geliefert oder die Dienstleistung erbracht wurde, besteht die Pflicht zur Rechnungsstellung und der Zeitpunkt der Steuerentstehung (Tax Point) ist erreicht – der Versand einer Proformarechnung anstelle einer regulären Rechnung verschiebt die Umsatzsteuerschuld nicht. Er bedeutet lediglich, dass die eigentlich erforderliche Rechnung noch nicht ausgestellt wurde. Die Mitgliedstaaten legen klare Fristen für die Ausstellung von Rechnungen fest, und die Steuerschuld entsteht ohnehin unabhängig davon.

Der andere Fehler ist subtiler: Proformarechnungen als einen eigenen Nummernkreis zu behandeln, auf den Kunden zahlen, ohne dass danach jemals die echten Rechnungen ausgestellt werden. Das Geld geht ein, es wird keine Buchung erfasst, und die Periode wird mit fehlenden Erlösen abgeschlossen.

Die Alternative: Die Anzahlungsrechnung

Wenn Sie eine Bezahlung vor Lieferung und eine korrekte Buchhaltung wünschen, ist das richtige Instrument in den meisten EU-Ländern eine Anzahlungsrechnung (Vorschussrechnung) und nicht die Proformarechnung.

Eine Anzahlungsrechnung ist eine echte Rechnung: Sie ist nummeriert, löst die Umsatzsteuer auf die Vorauszahlung aus und wird ins Hauptbuch gebucht. Der aufgrund der Anzahlungsrechnung eingehende Betrag ist noch kein Erlös – er ist eine Verbindlichkeit, da Sie dem Kunden noch Waren oder Dienstleistungen schulden. Im litauischen Kontenplan landet dies beispielsweise auf dem Konto 4440 für erhaltene Anzahlungen:

Konto	Soll	Haben
2410 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen	1,210
4440 Erhaltene Anzahlungen		1,000
4492 Abzuführende Umsatzsteuer		210

Wenn die Waren schließlich geliefert werden, wird die Anzahlung mit der Schlussrechnung verrechnet und die Verbindlichkeit in Umsatzerlöse umgewandelt. Dies entspricht demselben Abgrenzungsprinzip wie bei Abgrenzungsbuchungen (Adjusting Entries): Erhaltenes Geld für noch nicht erbrachte Leistungen ist eine Verbindlichkeit und kein Ertrag.

Die Entscheidung fällt also im Prinzip zwischen drei Optionen:

• Proformarechnung — Der Kunde benötigt ein Dokument, aber Sie möchten noch keine buchhalterischen oder steuerlichen Konsequenzen auslösen.
• Anzahlungsrechnung — Sie möchten vor der Lieferung bezahlt werden, inklusive ordnungsgemäßer umsatzsteuerlicher und buchhalterischer Erfassung.
• Rechnung — Die Lieferung oder Leistung wurde bereits erbracht.

Wie Nordlet damit umgeht

Eine Ausgangsrechnung in Nordlet hat einen von vier Typen: invoice, credit_note, advance oder proforma. Dieser Typ bestimmt, was bei der Ausstellung passiert.

Rechnungen, Gutschriften und Anzahlungsrechnungen führen zu Buchungen im Hauptbuch — sie erhalten eine fortlaufende Nummer aus ihrem eigenen Nummernkreis, erzeugen die Buchungssätze im Journal, legen die offene Forderung an und fließen in die Umsatzsteuervoranmeldung ein. Proformarechnungen hingegen werden überhaupt nicht gebucht: Sie werden ausgestellt, in einem separaten Nummernkreis nummeriert und können als PDF verschickt werden. Es wird jedoch keine Buchung im Journal erstellt, es entsteht keine Forderung, und sie tauchen weder in der Umsatzsteuervoranmeldung noch in den i.SAF-Registern auf.

Da sie nicht gebucht werden, sind Proformarechnungen auch von der Debitorenauswertung ausgeschlossen — sie erscheinen weder in Offene-Posten-Listen (Aging Reports) noch auf den Saldenlisten der Geschäftspartner. Das ist völlig korrekt: Niemand schuldet Ihnen zu diesem Zeitpunkt etwas.

Der praktische Ablauf sieht vor, eine Proformarechnung auszustellen und bei verbindlicher Zusage des Kunden die echte Rechnung (oder eine Anzahlungsrechnung bei Vorkasse) als separates Dokument auszustellen. Nordlet wandelt eine Proformarechnung nicht direkt in die endgültige Rechnung um, eben weil es sich um fundamental unterschiedliche Dokumente mit getrennten Nummernkreisen handelt.

FAQ

Ist eine Proformarechnung ein rechtsgültiges Dokument?

Sie ist ein kaufmännisches Angebot, kein Buchungsbeleg. Sie kann Bestandteil eines Vertrags sein und wird für Zollzwecke sowie interne Freigabeprozesse weitgehend akzeptiert. Sie ist jedoch keine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuerrechts, begründet keine Zahlungspflicht und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug.

Muss ich für eine Proformarechnung Umsatzsteuer abführen?

Nein. Eine Proformarechnung macht keine Umsatzsteuer fällig, und der Empfänger kann daraus keine Vorsteuer geltend machen. Wenn die Leistung jedoch bereits erbracht wurde, entsteht die Umsatzsteuerschuld aus der Leistung selbst — die Ausstellung einer Proformarechnung anstelle der eigentlich erforderlichen Rechnung schiebt die Steuerschuld dann nicht mehr auf.

Kann ein Kunde auf eine Proformarechnung zahlen?

Ja, und das geschieht ständig — genau dafür sind Proformarechnungen im Rahmen von Vorauskassen gedacht. Sobald das Geld jedoch eingeht, benötigt die Transaktion einen echten Buchungsbeleg: entweder eine Anzahlungsrechnung oder die Schlussrechnung, je nachdem, ob die Lieferung bereits stattgefunden hat.

Was ist der Unterschied zwischen einer Proformarechnung und einer Anzahlungsrechnung?

Eine Anzahlungsrechnung ist eine vollwertige Rechnung — nummeriert, umsatzsteuerrelevant und buchhalterisch erfasst, wobei die Vorauszahlung bis zur Lieferung als Verbindlichkeit gebucht wird. Eine Proformarechnung erfüllt keine dieser Eigenschaften. Verwenden Sie eine Anzahlungsrechnung, wenn Sie vor der Lieferung bezahlt werden und dies buchhalterisch korrekt erfassen möchten.

Benötigt eine Proformarechnung eine fortlaufende Nummerierung?

Nach Umsatzsteuerrecht nicht, da es sich nicht um eine steuerliche Rechnung handelt. In der Praxis lohnt sich die Verwendung eines separaten Nummernkreises aber dennoch — für die interne Nachvollziehbarkeit und um auszuschließen, dass eine Proformarechnung in Ihren Unterlagen oder in der Buchhaltung des Kunden versehentlich mit einer echten Rechnung verwechselt wird.