Was sind Einstandskosten? Fracht, Zölle und tatsächliche Stückkosten

Die Einstandskosten (landed costs) entsprechen den tatsächlichen Kosten eines Produkts, bis es verkaufsfertig in Ihrem Lager liegt – der Preis des Lieferanten zuzüglich aller anfallenden Kosten, um es dorthin zu bringen. Frachtkosten, Zölle, Versicherung, Umschlagskosten, Hafengebühren.

Die Differenz zwischen Rechnungspreis und Einstandskosten beträgt bei Importwaren regelmäßig 5–20 %. Ein Unternehmen, das seine Preise auf Basis des reinen Rechnungspreises kalkuliert, verkauft unbemerkt einige Produkte mit Verlust, während es glaubt, seine Bruttomarge sei in Ordnung.

Was zu den Anschaffungskosten der Vorräte gehört

Vorräte werden zu den Kosten bewertet, die anfallen, um sie an ihren derzeitigen Ort und in ihren derzeitigen Zustand zu versetzen. Dies liefert ein klares Prüfkriterium: Haben diese Kosten dazu beigetragen, die Ware hierher zu bringen und verkaufsfertig zu machen?

Als Teil der Vorräte (Anschaffungskosten) aktivieren:

• Kaufpreis, abzüglich Anschaffungspreisminderungen (Rabatte und Boni)
• Eingangsfracht und Versand (Bezugskosten)
• Zölle und nicht erstattungsfähige Einfuhrsteuern
• Transportversicherung
• Umschlag-, Hafen- und Terminalgebühren
• Einfuhrabfertigungs- und Zollmaklergebühren

Bei Anfall als Aufwand der Periode erfassen:

• Ausgangsfracht an Kunden – dies sind Vertriebskosten, kein Teil der Vorräte
• Erstattungsfähige Einfuhrumsatzsteuer (EUSt) – sie wird als Vorsteuer geltend gemacht und stellt daher nie einen Kostenfaktor dar
• Lagerkosten, nachdem die Ware verkaufsfertig ist (es sei denn, ein Produktionsprozess macht dies erforderlich)
• Allgemeine Verwaltungsgemeinkosten und Gehälter der Einkaufsabteilung
• Außerplanmäßiger Materialverlust und Liegegelder (demurrage) aufgrund eigener Verzögerungen

Die Unterscheidung der erstattungsfähigen Mehrwertsteuer ist bei Importen eine häufige Fehlerquelle: Die Einfuhrumsatzsteuer (import VAT) ist in der Regel als Vorsteuer abziehbar und daher ausgeschlossen, während der Zoll (customs duty) nicht erstattungsfähig ist und folglich zu den Anschaffungskosten gehört.

Warum dies das Ergebnis verändert

Sie importieren 500 Einheiten zu je 20 € mit 1,600 € Fracht, 900 € Zoll und 200 € Versicherung:

	Betrag
Waren (500 × 20.00)	10,000
Fracht	1,600
Zoll	900
Versicherung	200
Gesamte Einstandskosten	12,700
Tatsächliche Stückkosten	25.40

Die Rechnung lautet auf 20.00 €. Die tatsächlichen Kosten betragen 25.40 € – 27% höher. Wenn Sie nun einen Verkaufspreis von 26 € ansetzen in dem Glauben, eine Marge von 30% zu erzielen, beläuft sich Ihre tatsächliche Marge auf lediglich 2.4%.

Dieser Effekt zieht sich durch die gesamte Rechnungslegung. Ein zu niedriger Wert für die Vorräte führt zu einem zu niedrigen Wareneinsatz (COGS) und überbewertet den Rohertrag (gross profit), solange die Waren un-verkauft auf Lager liegen. Später fallen die nicht verbuchten Frachtkosten in einer Folgeperiode als Betriebsaufwand an. Die Gewinne erscheinen dann erst stark und später schwach, ohne dass jemand den Grund dafür einem bestimmten Produkt zuordnen könnte.

Verteilung der Kosten

Eine Frachtrechnung deckt oft viele verschiedene Produkte ab, sodass die Kosten verteilt (umgelegt) werden müssen. Es gibt zwei vertretbare Bemessungsgrundlagen:

Nach Wert (by value) — Jedem Artikel wird ein Anteil proportional zu seinem Wert zugewiesen. Dies ist sinnvoll bei Versicherungen und Wertzöllen (ad-valorem duty) und in der Regel die Standardmethode:

Artikel	Menge	Stückkosten	Wert	Anteil von 2,700	Neue Stückkosten
A	300	20.00	6,000	1,620	25.40
B	200	20.00	4,000	1,080	25.40

Nach Menge (by quantity) — Jede Einheit übernimmt einen gleich großen Anteil. Dies ist die richtige Methode für Frachtkosten, wenn die Artikel in Größe und Gewicht ähnlich sind und ein hochwertiger Artikel keinen unverhältnismäßig großen Teil der durch das Volumen verursachten Kosten tragen sollte.

Keine der beiden Methoden ist universell richtig. Fracht für einen Container mit identischen Kartons ist eine Mengenfrage; die Versicherung für eine gemischte Ladung aus billigen und teuren Gütern ist eine Wertfrage. Gewicht oder Volumen wären theoretisch die beste Basis für Fracht, rechtfertigen jedoch meist nicht den Aufwand der Datenerfassung.

Das zeitliche Problem

Einstandskosten werden fast immer erst nach den Waren berechnet. Der Wareneingang erfolgt am 3., die Frachtrechnung am 20., die Rechnung des Zollmaklers erst im Folgemonat. Bis dahin könnten einige Einheiten bereits verkauft sein.

Es gibt zwei praktikable Möglichkeiten: Den Wareneingang offen halten, bis alle Kosten bekannt sind (das ist genau, verzögert aber Ihre Bestandsbuchungen), oder zum Rechnungspreis einbuchen und die Gebühren hinzufügen, sobald sie eintreffen (die Bestandsaufzeichnungen bleiben aktuell und die Kosten werden nachträglich angepasst). Die meisten Systeme wählen den zweiten Weg, was die Frage aufwirft, was mit bereits verkauften Einheiten geschieht – siehe unten.

Wie Nordlet vorgeht

Einstandskosten werden über POST /v1/inventory/landed-costs/create implementiert. Sie übermitteln einen Betrag mit einem Datum, wählen eine Methode aus – by_value oder by_quantity – und wenden diese entweder auf einen Wareneingang oder auf eine explizite Liste von Lagerbewegungen an.

Die Kostenverteilung erfolgt direkt auf den FIFO-Schichten (FIFO layers). Die Gewichtung jeder Ziel-Schicht entspricht ihrer verbleibenden Menge (bei by_quantity) oder der verbleibenden Menge × Stückkosten (bei by_value); der Betrag wird proportional aufgeteilt, und die Stückkosten jeder Schicht werden um den jeweiligen Anteil geteilt durch die verbleibende Menge erhöht. Ab diesem Zeitpunkt trägt jeder Verbrauch dieser Schichten die höheren Kosten in den Wareneinsatz (COGS).

Diese Konsequenz ist beabsichtigt und wichtig zu verstehen: Nur der noch vorrätige Bestand absorbiert die Kosten. Bereits verkaufte Einheiten werden nicht rückwirkend angepasst, da dies die Umsatzkosten in einer möglicherweise bereits abgeschlossenen und gemeldeten Periode verändern würde. So bleiben abgeschlossene Perioden (locked periods) tatsächlich gesperrt. Das bedeutet auch, dass eine zeitnahe Verrechnung der Frachtkosten entscheidend ist – je länger Sie warten, desto größer ist der Anteil der Lieferung, der bereits ohne diese Zusatzkosten im Materialaufwand erfasst wurde. Wenn kein Bestand mehr vorhanden ist, wird die Kostenverteilung abgelehnt, anstatt sie stillschweigend zu verwerfen.

Die Kostenverteilungen sind über /v1/inventory/landed-costs/list und /landed-costs/get sichtbar, und ihre Auswirkung zeigt sich direkt im Bestandswert über /v1/reports/stock-balance.

Zwei Einschränkungen: Die Kostenverteilung erfolgt ausschließlich nach Wert oder Menge – nicht auf Basis von Gewicht oder Volumen – und das Einstandskosten-Dokument passt lediglich den Wert der Vorräte an, anstatt die Lieferantenrechnung selbst zu verwalten. Letztere wird als gewöhnliche Einkaufsrechnung (purchase invoice) erfasst.

FAQ

Was sind Einstandskosten?

Die Gesamtkosten, die anfallen, um ein Produkt in Ihr Lager zu bringen und verkaufsfertig zu machen: der Preis des Lieferanten zuzüglich Eingangsfracht, Zoll, Versicherung und Umschlagskosten. Dies ist der Wert, der für Preis- und Margenentscheidungen ausschlaggebend sein sollte, nicht der reine Rechnungspreis.

Sollten Frachtkosten in die Anschaffungskosten der Vorräte einbezogen werden?

Eingangsfracht (Bezugsfracht), ja – sie ist Teil der Aufwendungen, um die Waren an ihren gegenwärtigen Ort und in ihren gegenwärtigen Zustand zu versetzen. Ausgangsfracht an Kunden ist ein Vertriebsaufwand und zählt nicht zu den Anschaffungskosten der Vorräte.

Ist die Einfuhrumsatzsteuer Teil der Einstandskosten?

Normalerweise nein, da sie erstattungsfähig ist – Sie machen sie in Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung als Vorsteuer geltend, sodass sie nie zu einem Kostenfaktor wird. Beim Zoll (customs duty) verhält es sich anders: Er ist nicht erstattungsfähig und wird daher als Teil der Anschaffungskosten der Waren aktiviert.

Wie sollten Einstandskosten auf die Produkte verteilt werden?

Nach Wert (by value), wenn die Kosten mit dem Wert steigen (Versicherung, Wertzoll). Nach Menge (by quantity), wenn die Kosten mit der Stückzahl skalieren (Fracht bei ähnlichen Artikeln). Gewicht oder Volumen wären für Frachtkosten theoretisch besser geeignet, rechtfertigen aber meist nicht die aufwendigere Datenerfassung.

Was geschieht mit Einstandskosten für Ware, die bereits verkauft ist?

In den meisten Systemen, einschließlich Nordlet, übernimmt nur der noch auf Lager befindliche Bestand die Kostenverteilung – eine rückwirkende Anpassung bereits verkaufter Einheiten würde die Umsatzkosten (cost of sales) in Perioden verändern, die möglicherweise bereits abgeschlossen sind. Dies ist ein guter Grund, Fracht- und Zollkosten umzulegen, sobald die Gebühren bekannt sind.