Was kostet Buchhaltungssoftware? Die echte Preisübersicht 2026

Die fünf Preismodelle von Anbietern, die Zusatzkosten, die im beworbenen Preis fast nie enthalten sind, und wie Sie Ihre monatlichen Ausgaben kalkulieren, bevor Sie sich registrieren.

Buchhaltungssoftware kostet im Jahr 2026 zwischen null und mehreren tausend Euro pro Monat – und der beworbenen Grundpreis entspricht nur selten dem Betrag, den Sie am Ende tatsächlich zahlen. Was Sie entrichten, hängt weit mehr vom Preismodell ab als vom jeweiligen Anbieter: ob nach Anzahl der Benutzer, nach rechtlichen Einheiten (Legal Entities), nach Funktionsstufen oder nach verbrauchtem Nutzungsvolumen abgerechnet wird und welche Leistungen der Anbieter als kostenpflichtiges Add-on behandelt. Dieser Artikel erläutert die verschiedenen Modelle, listet Posten auf, die gewöhnlich als Extras berechnet werden, betrachtet drei typische Unternehmensszenarien und stellt Nordlets vollständige, offizielle Preisliste vor, damit Sie mindestens einen vollkommen transparenten Referenzpunkt zur Hand haben.

Die fünf Preismodelle

Modell	Berechnungsgrundlage	Geeignet für	Nachteil
Pro Benutzer (Per user)	Monatsgebühr für jede Person mit einem Login	Teams, in denen wenige Personen die gesamte Buchhaltung erledigen	Jede Buchhaltungskraft, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft oder Führungskraft mit Lesezugriff erhöht den Rechnungsbetrag
Pro Organisation oder Einheit (Per organisation or entity)	Monatsgebühr für jede Unternehmensdatei	Unternehmen mit nur einer rechtlichen Einheit	Eine Unternehmensgruppe aus drei Gesellschaften zahlt drei Abonnements und konsolidiert manuell
Gestaffelt nach Funktionen (Tiered by feature)	Günstiger Einstiegstarif mit Grundfunktionen, höhere Tarife fügen Multi-Currency, Lagerhaltung, Lohnabrechnung und API hinzu	Unternehmen, deren Anforderungen genau in eine Tarifstufe passen	Ein einziges benötigtes Feature erzwingt den Sprung in den nächsthöheren Tarif für alle Funktionen
Nach Verbrauch (Metered by usage)	Grundgebühr inklusive eines Kontingents an Transaktionen oder API-Anfragen, danach Preis pro Einheit	Plattformen und Unternehmen, deren Software die Transaktionen selbst generiert	Schwer am ersten Tag zu kalkulieren, wenn Transaktionen bisher nie gezählt wurden
Kostenlos mit kostenpflichtigen Add-ons (Free with paid add-ons)	Kein Abonnement; Einnahmen generieren sich über Zahlungsverkehr, Gehaltsabrechnung oder Support	Sehr kleine Unternehmen mit einfachen Anforderungen	Die echten Kosten verstecken sich in den Add-ons, und ein späterer Wechsel kostet wertvolle Zeit

Die meisten etablierten Cloud-Buchhaltungsprodukte kombinieren die ersten drei Modelle: ein organisationsbezogenes Abonnement in Funktionsstufen, bei dem zusätzliche Benutzer entweder enthalten sind oder separat berechnet werden. ERP-Suiten schlagen Implementierungs- und Partnergebühren auf, was in unserem ERP-Kostenleitfaden gesondert behandelt wird. API-First-Produkte rechnen in der Regel nach Verbrauch ab, da die Benutzeranzahl keinerlei Rückschluss auf die vom System geleistete Arbeit zulässt.

Was im beworbenen Grundpreis meist nicht enthalten ist

Bevor Sie zwei Produkte miteinander vergleichen, sollten Sie auflisten, welche der folgenden Punkte jeweils inbegriffen sind. Unserer Erfahrung nach beim Auswerten veröffentlichter Preislisten sind dies die am häufigsten separat berechneten Posten:

Lohn- und Gehaltsabrechnung (Payroll). Häufig ein separates Modul, das pro Mitarbeiter und Monat abgerechnet wird.
Bankfeeds. Manchmal inklusive, manchmal auf eine Anzahl von Konten oder synchronisierten Transaktionen begrenzt oder nur über kostenpflichtige Drittanbieter-Konnektoren verfügbar.
E-Invoicing. Peppol-Zugangspunkte und nationale Meldekanäle (Italiens SdI, Polens KSeF und ähnliche) werden oft als Add-on verkauft oder erfordern einen kostenpflichtigen Intermediär.
Zusätzliche Einheiten (Additional entities). Eine zweite Gesellschaft entspricht typischerweise einem zweiten Abonnement.
Belegerkennung (OCR). Üblicherweise wird pro Seite bzw. pro Beleg abgerechnet oder es gilt ein monatliches Limit.
API-Zugang. Manche Tarife schließen ihn grunderweise aus; andere limitieren Anfragen pro Tag.
Support und SLA. Priorisierter Support und Verfügbarkeitszusagen bleiben meist dem Top-Tarif oder Enterprise-Verträgen vorbehalten.
Zusätzlicher Speicherplatz. Dateianhänge, die ein bestimmtes Kontingent überschreiten, werden pro Gigabyte in Rechnung gestellt.
Währungsübergreifende Buchhaltung (Multi-currency). In mehreren Produkten nach wie vor an höhere Tarifstufen gekoppelt.

Daran ist per se nichts falsch. Es erklärt schlicht, warum zwei Produkte, die beide mit „ab 15 € pro Monat“ werben, für dasselbe Unternehmen am Ende 15 € beziehungsweise 140 € kosten können.

Drei Unternehmenstypen, drei Rechnungen

Die folgende Tabelle vergleicht die Preismodelle strukturell, ohne konkrete Anbieterpreise zu nennen, da Listenpreise und Rabatte variieren. Ergänzen Sie die Werte anhand der Preislisten der von Ihnen evaluierten Anbieter.

Szenario	Benutzerbasiertes Modell (Per-user)	Einheitenbasiertes Modell (Per-entity)	Verbrauchsbasiertes Modell (Metered)
Ein Unternehmen, eine Buchhaltungskraft, ein externer Steuerberater, 150 Rechnungen und 400 Bankzeilen pro Monat	2 Benutzer × Benutzergebühr plus ggf. Add-ons für Lohnabrechnung, Bankfeed und OCR	1 Abonnement in der Tarifstufe, die die nötigen Funktionen abdeckt, plus Add-ons	Grundgebühr; das Volumen passt vollständig in die Inklusiv-Anfragen eines Einsteigertarifs
Unternehmensgruppe mit drei Firmen, vierköpfiges Finanzteam, Steuerberater und Prüfer mit Lesezugriff	6 Benutzer × Benutzergebühr, ggf. multipliziert mit drei Einheiten	3 Abonnements sowie ein Konsolidierungstool oder Spreadsheets	Ein Account, drei Unternehmen, ein Tarif, bemessen am kombinierten Gesamtvolumen
Plattform oder Marketplace, deren eigene Software monatlich 20.000 Rechnungen ausstellt	Die Benutzeranzahl ist irrelevant; das Produkt ist für dieses Volumen eventuell gar nicht ausgelegt	Das Einheiten-Modell bildet das Problem nicht adäquat ab	Grundgebühr plus Aufpreis für überschrittene Anfragen; die Rechnung skaliert direkt mit dem Geschäft

Das Muster ist einfach. Eine benutzerbasierte Abrechnung ist dann am günstigsten, wenn nur wenige Personen mit der Buchhaltung arbeiten. Eine einheitenbasierte Abrechnung lohnt sich vor allem bei exakt einer rechtlichen Einheit. Eine verbrauchsbasierte Abrechnung ist unschlagbar, wenn das Transaktionsvolumen den eigentlichen Aufwand treibt und nicht die Anzahl der Nutzer – was immer dann der Fall ist, wenn Ihr eigenes Produkt die buchhalterischen Vorgänge generiert. Unter Accounting SaaS im Jahr 2026 erfahren Sie, welches dieser drei Szenarien auf Ihr Geschäft zutrifft.

Nordlets veröffentlichte Preisliste im Detail

Nordlet rechnet nach Anfragen (Requests) ab. Jeder Tarif beinhaltet sämtliche Module sowie die vollständige API; die Tarife unterscheiden sich ausschließlich im inkludierten Anfragevolumen, den SLA-Zusagen und dem inbegriffenen Speicherplatz. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer.

Tarif (Plan)	Monatsgebühr	Inkludierte Anfragen	Preis je Zusatzanfrage	SLA	Datenbank-Speicher	Dateispeicher
Starter	10 €	3.000	0,004 €	99,5%	256 MB	1 GB
Business	50 €	30.000	0,003 €	99,5%	1 GB	5 GB
Scale	300 €	200.000	0,002 €	99,9%	2 GB	30 GB
Custom	Auf Anfrage	Verhandelt	Verhandelt	99,99%+	Verhandelt	Verhandelt

Der Custom-Tarif umfasst zusätzlich dedizierten Support, Bring-your-own-Cloud-Deployments, ERP-Integrationen und das DAC7-/DAC8-Reporting.

Alle weiteren Kostenpunkte:

Zusätzlicher Speicher: 1,00 € pro GB Datenbank-Speicher und 0,05 € pro GB Dateispeicher oberhalb des Tarifkontingents.
Belegscan (OCR): 0,005 € pro Seite.
Bank-, Stripe- und Bankverbindungs-Importe: Keine Gebühr pro Datei oder Synchronisation. Jeweils 10 importierte Buchungsbewegungen zählen als eine Anfrage. Die durch einen Import erstellten Rechnungen, Gutschriften und Geschäftspartner werden nicht separat berechnet.
Archiviertes Unternehmen: 1 € pro Monat. Die Daten bleiben vollständig erhalten; das Unternehmen nimmt keine neuen Anfragen entgegen.
Reaktivierung eines Unternehmens: 50 €, aus dem Archiv oder bei Wiederherstellung nach Löschung innerhalb der kulanten 10-Tage-Frist.
Benutzer und Unternehmen: Unbegrenzt in jedem Tarif. Auch Sandbox-Unternehmen sind unbegrenzt verfügbar, wobei ihre Nutzung exakt wie bei einem Live-Unternehmen abgerechnet wird.

Die Abrechnung erfolgt im Voraus (Prepaid). Sie erwerben Guthaben über Stripe (Mindestbetrag 10 €), und stündlich wird die bis zu diesem Zeitpunkt angefallene Nutzung des Tages abgebucht: die anteilige Tarifgebühr, Anfragen oberhalb des Inklusivvolumens, gescannte Seiten, Speicherplatz über dem Kontingent sowie Gebühren für archivierte Unternehmen. Ist das Guthaben erschöpft, gibt die API den HTTP-Statuscode 402 zurück, bis Sie Ihr Guthaben aufladen. Jeder neue Account startet mit einer 14-tägigen Testphase und 5 € Testguthaben – für die Registrierung ist keine Kreditkarte erforderlich.

Die aktuelle Preisliste finden Sie jederzeit auf der Preisseite; dieser Artikel gibt den Stand von Oktober 2026 wieder.

So schätzen Sie Ihre monatliche Anzahl an Anfragen ab

Eine Anfrage ist jede Aktion, die über die API oder die Benutzeroberfläche ausgeführt wird: das Ausstellen einer Rechnung, das Erfassen eines Belegs, das Buchen eines Buchungssatzes, das Zuordnen einer Zahlung oder das Generieren eines Berichts. So kalkulieren Sie einen durchschnittlichen Monat:

Verkaufsbelege. Zählen Sie Ihre ausgestellten Rechnungen und Gutschriften. J Vorgang entspricht grob zwei Anfragen (Erstellen und anschließendes Freigeben), plus einer weiteren, falls Sie diese per E-Mail versenden.
Einkaufsbelege. Eine Anfrage je erfasster Eingangsrechnung plus OCR-Seiten, sofern diese gescannt werden.
Bankbewegungen. Teilen Sie die monatlichen Zeilen Ihrer Bankauszüge und Stripe-Transaktionen durch 10 und addieren Sie eine Anfrage pro Zahlung, die Sie einer Rechnung zuordnen.
Berichte und Exporte. Einige wenige pro Monat für ein kleines Unternehmen; Dutzende für ein Finanzteam, das wöchentlich Auswertungen zieht.
Integrationen. Jedweder Aufruf, den Ihre eigene Software durchführt, einschließlich Listabfragen. An dieser Stelle sollten Plattformen primär ihr Event-Volumen anstelle der Kopfzahl betrachten.

Ein Dienstleister als Einzelunternehmen, der 150 Rechnungen ausstellt, 80 Eingangsbelege erfasst und 400 Bankzeilen importiert, landet bei etwa 600 bis 900 Anfragen und bewegt sich damit komfortabel im Starter-Tarif. Eine Gruppe aus drei solchen Gesellschaften passt perfekt in den Business-Tarif. Ein Marktplatz, der monatlich 20.000 Rechnungen samt Zahlungsabgleich ausstellt, ist ein Kunde für den Scale-Tarif – seine Kosten skalieren direkt mit dem Geschäftsvolumen und nicht mit der Anzahl der eingeloggten Personen. Wenn Sie unsicher sind, testen Sie einen Monat lang in einer Sandbox-Firma: Die Nutzung wird auch dort gemessen, sodass der angezeigte Wert exakt dem entspricht, was Sie später bezahlen würden.

Worauf Sie vor dem Preisvergleich achten sollten

Ist die Anzahl der Personen, die Zugriff benötigen (inklusive des externen Steuerberaters), im Preis inbegriffen?
Bedeutet eine zweite rechtliche Einheit automatisch ein zweites Abonnement?
Sind Bankfeeds, Lohnabrechnung, OCR und E-Invoicing in der ins Auge gefassten Tarifstufe enthalten?
Ist die API enthalten und greifen Ratenbegrenzungen (Rate Limits), die für Ihren Anwendungsfall einschränkend wirken?
Was passiert beim Überschreiten von Limits: Sperrung, automatisches Tarif-Upgrade oder verbrauchsbasierte Abrechnung?
Können Sie das Hauptbuch (General Ledger) in einem Format exportieren, das Ihr Steuerberater akzeptiert, um einen problemlosen Anbieterwechsel zu ermöglichen?

Diese letzte Frage wird am häufigsten vernachlässigt. Die Gesamtkosten einer Buchhaltungssoftware beinhalten auch die Kosten eines späteren Wechsels, was das Thema unserer Abhandlung über kostenlose Buchhaltungssoftware ist.

FAQ

Was ist ein vernünftiges monatliches Budget für ein kleines Unternehmen?

Für ein einzelnes Unternehmen mit einer internen Buchhaltungskraft und einem externen Steuerberater bewegen sich die öffentlichen Listenpreise etablierter Cloud-Produkte im Jahr 2026 vor Add-ons typischerweise im zweistelligen Euro-Bereich pro Monat – und steigen, sobald Lohnabrechnung, OCR und zusätzliche Benutzer hinzukommen. Bei Nordlet passt dasselbe Unternehmen in den Starter-Tarif für 10 €, sofern das Anfragevolumen von 3.000 Anfragen im Monat nicht überschritten wird.

Warum berechnen manche Anbieter Preise pro Benutzer und andere pro Anfrage?

Eine benutzerbasierte Preisgestaltung geht davon aus, dass Menschen die Transaktionen manuell erfassen. Eine verbrauchsbasierte Preisgestaltung geht davon aus, dass Software diese Transaktionen automatisiert erzeugt. Ein Produkt, das an Buchhalter verkauft wird, bepreist den Arbeitsplatz des Buchhalters; ein Produkt für Entwickler bepreist die Arbeit, die das System leistet. Keines der Modelle ist pauschal besser, aber jedes ist für eine andere Art von Unternehmen wirtschaftlicher.

Ist eine verbrauchsbasierte Abrechnung unvorhersehbar?

Sie ist absolut vorhersehbar, sobald Sie Ihr Volumen kennen, was sich meist innerhalb des ersten Monats zeigt. Überschreitungen werden pro Einheit und nicht durch einen abrupten Tarifwechsel berechnet, sodass ein arbeitsreicher Monat lediglich etwas mehr kostet, statt ein erzwungenes Upgrade zu verlangen. Nordlet übermittelt Ihr verbleibendes Anfrage-Budget in den Antwort-Headern (Response Headers), sodass Sie es jederzeit im Blick behalten können.

Gibt es Kosten jenseits des eigentlichen Abonnements?

Ja: Setup- und Migrationsaufwände, die Arbeitsstunden des Steuerberaters, Schulungen sowie die Wechselkosten. Ein Produkt mit sauberen Exportmöglichkeiten und einem klaren Migrationspfad hat geringere Gesamtkosten als eine Software mit günstigerem Monatsbeitrag, aus der es keinen Ausweg gibt. Nordlets Migrations-Importer übernimmt bestehende Kontenpläne, Partner, Salden, offene Rechnungen, Anlagen und Bestände in einem einzigen API-Aufruf.

Berechnet Nordlet die Umsatzsteuervoranmeldung oder E-Invoicing separat?

Nein. OSS-/IOSS-Meldungen, nationale Umsatzsteuervoranmeldungen, Peppol-Versand und der Meldekalender sind Module wie jedes andere auch, und jeder Tarif umfasst sämtliche Module. Die einzigen verbrauchsabhängigen Positionen sind Anfragen, OCR-Seiten, Speicherplatz, archivierte Unternehmen und Reaktivierungen.