Was ist die Quellensteuer? Wann sie in der EU Anwendung findet

Die Quellensteuer (Withholding Tax) ist eine Steuer, die der Zahler von einer Zahlung einbehält und direkt an die Steuerbehörde abführt, anstatt dass der Empfänger sie nachträglich zahlt. Der Empfänger erhält den Nettobetrag und eine Bescheinigung, dass der Rest an den Staat abgeführt wurde.

Dies hat einen praktischen Grund: Ein Staat möchte die in seinem Hoheitsgebiet entstehenden Einkünfte besteuern, aber der Empfänger befindet sich im Ausland und entzieht sich somit dem dortigen Vollstreckungszugriff. Den inländischen Zahler zum Einbehalt zu verpflichten, löst das Erhebungsproblem – das Geld verlässt den Zuständigkeitsbereich nie unversteuert.

Wo sie Anwendung findet

Der Quellensteuerabzug fällt in der Regel eher bei passiven grenzüberschreitenden Einkünften als bei gewerblichen Einkünften an:

• Dividenden, die an ausländische Gesellschafter gezahlt werden
• Zinsen auf Darlehen an nicht ansässige Kreditgeber
• Lizenzgebühren (Royalties) – Lizenzen, Patente, Marken, manchmal Software
• Bestimmte Dienstleistungsgebühren – in einigen Ländern Verwaltungs-, Technik- und Beratungsgebühren
• Zahlungen an Rechtsträger in Steueroasen (blacklisted jurisdictions), oft mit Strafsteuersätzen

Normaler Warenhandel löst sie selten aus: Der Kauf von Waren bei einem ausländischen Lieferanten fällt nicht darunter. Der Verkauf von Softwarelizenzen in einige Länder hingegen schon. Die Unterscheidung zwischen einer Dienstleistung und einer Lizenzgebühr ist der Punkt, an dem die meisten Streitigkeiten entstehen, und sie ist in der Tat schwierig – ein SaaS-Abonnement kann aus Sicht des einen Landes eine Dienstleistung und aus Sicht des anderen eine Lizenznutzung sein.

Auch im Inland gibt es einen Quellenabzug, der oft übersehen wird, weil er nicht so genannt wird: Der Lohnsteuereinbehalt des Arbeitgebers auf Gehälter beruht auf exakt demselben Mechanismus, ebenso wie der Einbehalt der Kapitalertragsteuer auf Dividenden an unbeschränkt steuerpflichtige natürliche Personen.

Drei Regelungsebenen

Der tatsächlich anzuwendende Steuersatz ergibt sich aus einer Kombination mehrerer Regelungsebenen:

1. Nationales Recht. Jeder Staat legt seinen eigenen inländischen Steuersatz fest – üblicherweise 10–20 % auf Dividenden, Zinsen und Lizenzgebühren, und höher für Steueroasen.

2. Doppelbesteuerungsabkommen. Bilaterale Abkommen (DBA) senken den inländischen Steuersatz, oft erheblich und manchmal auf null. Die Vergünstigungen aus dem Abkommen gelten nicht automatisch: Sie erfordern in der Regel eine ordnungsgemäß datierte Ansässigkeitsbescheinigung (Certificate of tax residence) des Empfängers und oft einen formellen Antrag. Keine Bescheinigung, inländischer Steuersatz – deshalb ist die Bescheinigung das wichtigste Dokument in diesem Bereich.

3. EU-Richtlinien. Innerhalb der EU können zwei Richtlinien die Quellensteuer zwischen verbundenen Unternehmen vollständig beseitigen:

• Die Mutter-Tochter-Richtlinie befreit Dividenden, die eine Tochtergesellschaft an eine qualifizierte Muttergesellschaft in einem anderen Mitgliedstaat zahlt, von der Quellensteuer, sofern bestimmte Beteiligungsschwellen und Mindesthaltefristen eingehalten werden.
• Die Zins- und Lizenzgebührenrichtlinie befreit Zins- und Lizenzgebührenzahlungen zwischen verbundenen Unternehmen in verschiedenen Mitgliedstaaten von der Quellensteuer.

Beide Richtlinien enthalten Missbrauchsvermeidungsvorschriften und setzen voraus, dass der Empfänger der Nutzungsberechtigte (Beneficial owner) ist – die Weiterleitung einer Zahlung über eine Durchlaufgesellschaft, um einen besseren Steuersatz zu erzielen, ist genau das, was die allgemeine Missbrauchsvermeidungsvorschrift unterbinden soll.

Die besondere Position Litauens ist erwähnenswert: Es erhebt in den meisten Standardfällen keine Quellensteuer auf Dividenden, Zinsen oder Lizenzgebühren, die an Unternehmen in EWR-Staaten oder in DBA-Ländern gezahlt werden. Das macht Litauen auf der Zahlerseite zu einem relativ einfachen Rechtsraum – ein litauisches Unternehmen, das ausländische Einkünfte bezieht, ist jedoch dennoch der Quellensteuer ausgesetzt, die der Quellenstaat einbehält.

Die Buchungssätze

Ein litauisches Unternehmen zahlt eine Lizenzgebühr in Höhe von 10,000 € an einen Lizenzgeber in einem Land, für das ein DBA 5 % Quellensteuer festlegt:

Konto	Soll	Haben
6209 Aufwand für Lizenzgebühren	10,000
4430 Verbindlichkeiten aus LuL (netto an Lieferanten)		9,500
4499 Quellensteuerverbindlichkeit		500

Die vollen 10,000 € sind Ihr Aufwand – der Quellensteuerabzug mindert nicht die Kosten der Dienstleistung. Sie zahlen 9,500 € an den Lieferanten und 500 € an das Finanzamt und stellen dem Lieferanten eine Steuerbescheinigung aus.

Auf der Empfängerseite entscheidet sich beim Steuerguthaben, ob der Wert angerechnet werden kann oder verloren geht:

Konto	Soll	Haben
2710 Bank	9,500
2435 Quellensteuerforderungen / anrechenbare Steuern	500
5001 Umsatzerlöse		10,000

Der Umsatz beträgt brutto 10,000 €. Ob die 500 € auf Ihre Körperschaftsteuer angerechnet werden oder als unwiederbringliche Kosten verbleiben, hängt von den Vorschriften Ihres Landes und dem DBA ab. Ein über den DBA-Satz hinausgehender Steuerabzug ist in der Regel nicht anrechenbar, sondern kann nur über ein Erstattungsverfahren vom Quellenstaat zurückgefordert werden. Dieses ist oft so langsam, dass Unternehmen die Beträge stillschweigend abschreiben. Das sind die wahren Kosten einer fehlenden Ansässigkeitsbescheinigung.

Nettovereinbarungen (Gross-up clauses) kehren die Last um: Wenn ein Vertrag besagt, dass der Empfänger netto 10,000 € erhalten muss, bedeutet dies, dass Sie die Steuer zusätzlich zahlen, wodurch Ihre Kosten bei einem Steuersatz von 5 % auf 10,526 € steigen. Lesen Sie den Vertrag, bevor Sie rechnen.

Die Praxis-Checkliste

1. Zahlungsart bestimmen. Dienstleistung, Lizenzgebühr, Zinsen oder Dividende – die steuerliche Einordnung entscheidet über alles.
2. Den nationalen Steuersatz des Quellenstaates prüfen.
3. Prüfen, ob ein DBA besteht und ob eine EU-Richtlinie den Einbehalt aufhebt.
4. Ansässigkeitsbescheinigung vor der Zahlung einholen. Nachträgliche Anträge sind Erstattungen, und Erstattungen dauern Jahre.
5. Steuer einbehalten, abführen und melden, entsprechend den Fristen des Quellenstaates.
6. Steuerbescheinigung ausstellen und dem Empfänger übermitteln – ohne diese kann er die Anrechnung nicht geltend machen.

Status in Nordlet

Quellensteuer ist nicht implementiert. Es gibt keine Quellensteuerberechnung, keine DBA-Steuersatztabelle, keine Verfolgung von Ansässigkeitsbescheinigungen und kein Quellensteuer-Reporting. Das Einzige in diesem Bereich, was existiert, ist der litauische Lohnsteuerabzug (Payroll withholding) – Einkommensteuer und Sozialabgaben, die von den Gehältern abgezogen werden, zusammen mit den GPM313- und SAM-Meldungen. Dies ist derselbe Mechanismus in einem rein inländischen Beschäftigungsverhältnis, erstreckt sich jedoch nicht auf grenzüberschreitende Zahlungen an Lieferanten.

In der Praxis bedeutet dies, dass eine Zahlung mit Steuerabzug manuell gebucht wird: Buchen Sie den Bruttoaufwand, teilen Sie die Verbindlichkeit zwischen dem Nettobetrag des Lieferanten und dem Anteil des Finanzamts mithilfe von manuellen Buchungen auf und verwalten Sie die Bescheinigungen außerhalb des Systems. Die Lieferantenrechnung wird mit ihrem Bruttobetrag erfasst, und durch die Zahlung wird weniger als der offene Betrag ausgeglichen – die Differenz erfordert daher eine bewusste Ausbuchung und darf nicht als ungeklärte Teilzahlung stehen bleiben.

FAQ

Was ist die Quellensteuer?

Eine Steuer, die der Zahler von einer Zahlung einbehält und direkt an das Finanzamt abführt, sodass der Empfänger einen Nettobetrag zuzüglich einer Steuerbescheinigung erhält. Es ist ein Erhebungsverfahren zur Besteuerung von Einkünften, wenn der Empfänger außerhalb des Vollstreckungsbereichs des besteuernden Staates liegt.

Fällt Quellensteuer auf normale Lieferantenrechnungen an?

Üblicherweise nicht. Sie zielt auf passive Einkünfte – Dividenden, Zinsen, Lizenzgebühren – und in einigen Ländern auf bestimmte Dienstleistungsgebühren ab. Der Kauf von Waren bei einem ausländischen Lieferanten löst diese im Regelfall nicht aus, die Lizenzierung von Software hingegen schon.

Wie reduzieren Doppelbesteuerungsabkommen die Quellensteuer?

Bilaterale Abkommen legen Höchststeuersätze fest, die unter dem nationalen Recht liegen, manchmal bei null. Die Ermäßigung erfolgt nicht automatisch: Der Empfänger muss in der Regel eine Ansässigkeitsbescheinigung vorlegen. Fehlt diese, muss der Zahler den vollen nationalen Steuersatz anwenden.

Ist Quellensteuer dasselbe wie Umsatzsteuer?

Nein. Die Umsatzsteuer ist eine Verbrauchsteuer, die auf einen Preis aufgeschlagen wird und von Unternehmen in der Regel als Vorsteuer abgezogen werden kann. Die Quellensteuer ist eine Ertragsteuer, die von einer Zahlung abgezogen wird. Sie mindert den Betrag, den der Empfänger erhält, und wird auf dessen Einkommen- oder Körperschaftsteuer angerechnet, anstatt zurückgefordert zu werden.

Kann die Quellensteuer zurückgefordert werden?

Der dem DBA-Steuersatz entsprechende Teil wird normalerweise im Heimatland auf die Körperschaftsteuer des Empfängers angerechnet. Alles, was über den DBA-Satz hinaus einbehalten wird, ist in der Regel nicht anrechenbar und muss über ein Erstattungsverfahren vom Quellenstaat zurückgefordert werden. Deshalb ist es weitaus wichtiger, den Steuersatz vor der Zahlung korrekt anzuwenden, als ihn im Nachhinein zu korrigieren.