SaaS apskaita: pajamų pripažinimas, atidėtos pajamos, MRR

Paprastas paaiškinimas, kuo prenumeratos verslo apskaita skiriasi nuo įprastos, kokios taisyklės jai taikoma, kokie metrikų rodikliai papildo finansines ataskaitas ir kaip didžioji knyga (general ledger) turi veikti, kad spėtų su tempu.

SaaS apskaita – tai verslo, parduodančio prieigą prie programinės įrangos laikui bėgant, buhalterinė apskaita. Pagrindinis bruožas, skiriantis ją nuo fizinių prekių pardavimo, yra laiko faktorius: klientas paprastai sumoka iš anksto, dažnai už visus metus į priekį, o pajamos gali būti apskaitomos tik bėgant aptarnavimo mėnesiams. Viskas, kas būdinga SaaS apskaitai, kyla būtent iš šio tarpo tarp sąskaitos išrašymo ir paslaugos suteikimo.

Šiame straipsnyje aiškinama, ką apima ši sąvoka, kokios taisyklės jai taikoma pagal IFRS 15 ir ASC 606 standartus, kokius rodiklius prenumeratos verslas privalo seka ir ką turi atlikti apskaitos sistema, kad viso to nereikėtų rankiniu būdu kaupti lentelėse (spreadsheets).

Ką reiškia SaaS apskaita

Parduotuvėje pardavimas, prekės pristatymas ir pajamų gavimas įvyksta tuo pačiu metu. Prenumeratos versle šie procesai išsiskiria:

Klientas pasirašo sutartį (užsakymas (booking)).
Jūs išrašote sąskaitą faktūrą, galbūt už dvylika mėnesių į priekį (sąskaitų išrašymas (billing)).
Klientas sumoka (pinigai (cash)).
Jūs teikiate paslaugą po dieną, ir tik faktiškai suteikta dalis tampa pajamomis (revenue).
Sąskaitoje išrašyta, bet dar nesuteikta dalis pasilieka balansuose kaip atidėtos pajamos (deferred revenue) – tai yra įsipareigojimas.

Įmonė, kuri visą metinę sąskaitą įtraukia į pajamas sausio mėnesį, parodo vienuolika mėnesių dar neatlikto darbo. Jei kovą klientas atsisako paslaugų ir jam grąžinami pinigai, tos pajamos niekada nebuvo realios. Sukauptojo apskaitos metodo (accrual accounting) paskirtis yra užkirsti tam kelią, o SaaS yra būtent tas verslo modelis, kuriam ši korekcija svarbiausia, nes beveik už kiekvieną pardavimą sumokama anksčiau, nei jis suteikiamas.

Taigi „SaaS apskaita“ nėra kažkokia atskira knyga. Tai įprasta dvegybinio įrašo apskaita, taikoma sutartims, vykdomoms bėgant laikui, kartu pridedant finansinių ataskaitų nerodomų veiklos rodiklių sluoksnį.

Kodėl pinigai nereiškia pajamų

Įsivaizduokite klientą, kuris sausio 1 d. sumoka 2 400 € už dvylikos mėnesių planą. Banko sąskaita pirmąją dieną pasipildo 2 400 € (plius PVM). Sausio mėnesio pelno (nuostolio) ataskaitoje rodoma 200 € pajamų, nes suteikta viena dvyliktoji paslaugos dalis. Likę 2 200 € yra įsipareigojimas: esate skolinkite klientui vienuolika mėnesių paslaugos.

Kas pasikeitė sausį	Suma
Gauti pinigai (be PVM)	2 400
Pripažintos pajamos	200
Atidėtos pajamos sausio 31 d.	2 200

Iš to išplaukia trys pasekmės, kurios klaidina žmones, į SaaS verslą atėjusius iš kitų sričių:

Sparčiai auganti SaaS įmonė atrodo turinti daug pinigų, bet mažą pelną. Metiniai išankstiniai mokėjimai gaunasi iš karto, o pajamos vejasi juos iki metų laiko.
Besitraukianti SaaS įmonė atrodo priešingai. Pajamos iš senų išankstinių mokėjimų vis dar pripažįstamos, o naujų pinigų srautas išseko.
Atidėtų pajamų likutis yra prognozė. Tai pajamos, kurias užregistruosite ateinančiais mėnesiais nepardavę nieko naujo, kol kas nors nesikeis paslaugų teikime.

Žodyno įrašas apie atidėtas pajamas ir negautas pajamas išsamiau nagrinėja pačius įsipareigojimus. Papildomas straipsnis apie SaaS atidėtas pajamas su buhalteriniais įrašais nuosekliai pateikia pavyzdžius.

Penki rodikliai ir jų skirtumai

Rodiklis	Ką jis matuoja	Kur jis registruojamas
Užsakymai (Bookings)	Bendra per laikotarpį pasirašytų sutarčių vertė	Veiklos ataskaita, ne didžioji knyga
Sąskaitos (Billings)	Per laikotarpį išrašytų sąskaitų sumos	Pirkėjų skolų knyga (gautinos sumos)
Pajamos (Revenue)	Per laikotarpį suteiktos paslaugos vertė	Pelno (nuostolio) ataskaita
Atidėtos pajamos (Deferred revenue)	Išrašytos, bet dar nesuteiktos paslaugos	Balansas, įsipareigojimai
MRR / ARR	Normalizuota aktyvių prenumeratų mėnesio (arba metinė) vertė	Veiklos ataskaita, ne didžioji knyga

Taisyklė, sujungianti pirmuosius keturis rodiklius, yra paprasta: išrašytos sąskaitos − pripažintos pajamos = atidėtų pajamų pokytis. Jei jūsų ataskaitos neatitinka šios tapatybės, vienas iš trijų rodiklių yra neteisingas.

MRR ir ARR yra du rodikliai, kurie apskritai nėra buhalteriniai rodikliai. MRR skaičiuoja tik pasikartojančią sutarties vertę, normalizuotą iki mėnesio, todėl 2 400 € metinis planas sudaro 200 € MRR, o vienkartiniai įdiegimo mokesčiai neduoda nieko. Tuo tarpu pajamos apima įdiegimo mokestį, kai jis uždirbamas, ir vadovaujasi toliau pateiktomis pripažinimo taisyklėmis. Šie du rodikliai atsako į skirtingus klausimus ir niekada neturėtų būti tiesiogiai sutaikomi vienas su kitu, juos galima tik paaiškinti.

Taisyklės: IFRS 15 ir ASC 606

Abiejuose standartuose naudojamas tas pats penkių žingsnių modelis. SaaS sutarčių atveju šie žingsniai atrodo taip.

Žingsnis	Taisyklė	Įprastas SaaS atsakymas
1. Nustatyti sutartį	Vykdomas susitarimas, turintis komercinę algerą	Pasirašytas užsakymas arba priimtos internetinės sąlygos
2. Nustatyti įvykdymo prievoles	Atskiri pažadai klientui	Prieiga prie programinės įrangos; paruošimas naudoti arba diegimas, jei jis atskiras; aukščiausio lygio palaikymas, jei parduodamas atskirai
3. Nustatyti sandorio kainą	Suma, į kurią tikitės turėti teisę, įskaitant kintamąjį atlygį	Prenumeratos mokestis, atėmus numatomus pinigų grąžinimus arba kreditus
4. Paskirstyti kainą	Prievolėms proporcingai pagal savarankiško pardavimo kainas	Paketo nuolaida paskirstoma programinei įrangai ir diegimui, o ne paliekama vienoje eilutėje
5. Pripažinti pajamas	Kai įvykdoma ar vykdoma kiekviena prievolė	Prieiga prie programinės įrangos: bėgant laikui, tolygiai; diegimas: tam tikru momentu arba pagal pasiektą etapą

Trys detalės lemia didžiąją dalį praktinio darbo.

Programinė įranga teikiama bėgant laikui. Klientas paslauga naudojasi nuolat, todėl pajamos pripažįstamos tolygiai per visą paslaugos teikimo laikotarpį. Įprastas modelis – tiesė pagal dienas.

Diegimas gali būti arba nebūti atskira prievolė. Jei klientas galėtų naudotis programine įranga be jūsų diegimo paslaugos, o pati paslauga parduodama atskirai, tai yra atskira prievolė, pripažįstama ją suteikus. Jei be diegimo programine įranga naudotis neįmanoma, abu dalykai sudaro vieną prievolę, o visa kaina pripažįstama per prenumeratos laikotarpį. Tai sprendžia įmonė, o ne programinė įranga.

Kintamasis atlygis neįtraukiamas, kol jis nėra tikėtinas. Jei tikitės, kad 5 % metinių planų bus grąžinti, sandorio kaina yra 95 % sąskaitos faktūros; likę 5 % yra grąžinimo įsipareigojimas, o ne pajamos. Jos tampa pajamomis tik praėjus grąžinimo terminui be pretenzijų.

Straipsnyje apie SaaS pajamų pripažinimą pagal IFRS 15 su pavyzdiniais buhalteriniais įrašais kiekvienas žingsnis pritaikytas prie skaitinio pavyzdžio ir parodyti žurnalo įrašai.

Dažniausios klaidos

Pajamų pripažinimas pagal sąskaitą. Dažniausia klaida: pajamos lygus išrašytoms sąskaitoms, o atidėtų pajamų balanse nėra. Dėl to augimo metais pajamos pervertinamos, o vėliau – nuvertinamos.
Paketo nuolaidos palikimas vienoje eilutėje. 3 000 € programinės įrangos ir diegimo paketas, kuriam nuolaida pritaikyta tik diegimo eilutei, per anksti parodo per daug pajamų. Nuolaida priklauso abiem prievolėms.
Pinigų grąžinimo traktavimas kaip staigmenos. Žinomi grąžinimo procentai yra kintamasis atlygis. Visos sumos užregistravimas ir vėlesnis grąžinimo atšaukimas kiekvieną laikotarpį iškreipia pajamas.
MRR painiojimas su pajamomis. MRR yra veiklos tempas; pajamos yra tai, kas buvo suteikta. Valdybos ataskaita, kurioje viena vadinama kita, neišgyvens patikrinimo (due diligence).
Grafikai lentelėse. Rankiniu būdu tvarkomas atidėtų pajamų judėjimo grafikas išsiderina nuo didžiosios knygos pirmą mėnesį, kai kas nors pasikeičia, pereina prie kito plano ar atsisako paslaugų.
Mėnesio uždarymas su neperkeltais atidėjimais. Jei atidėtų pajamų perkėlimas yra rankinis įrašas, mėnesį galima uždaryti su uždirbtomis, bet nepripažintomis pajamomis.

Geriausia praktika

Nurodykite pripažinimo metodą sąskaitos eilutėje, o ne lentelėje. Eilutėje, kurioje nurodyta kaina, taip pat turi būti nurodyta, kaip uždirbamos pajamos: tam tikru momentu, tolygiai tarp dviejų datų arba pagal etapus.
Laikykite atidėtas pajamas išvestiniu likučiu. Įsipareigojimas turi būti laukiamų grafikų dalių suma, paaiškinama eilutė po eilutės, o ne skaičius, kurį kas nors įrašo mėnesio pabaigoje.
Užfiksuokite savarankiško pardavimo kainas. Paskirstymui jų reikia. Nustatykite jas vieną kartą kiekvienam produktui ir išsaugokite prekės kortelėje.
Įvertinkite grąžinimus išrašymo metu. Numatytą dalį laikykite kaip grąžinimo įsipareigojimą ir suderinkite jį su faktinėmis kreditinėmis sąskaitomis.
Perkelkite atidėjimus uždarymo metu. Mėnesio negalima užrakinti, kol nebuvo pripažinta kiekviena per jį sukakusi dalis.
Atskirkite PVM nuo pajamų pripažinimo. PVM mokėtinas išrašant sąskaitą arba gaunant avansą, o ne suteikiant paslaugą. Abu grafikai turi būti nepriklausomi.
Rodykite judėjimo ataskaitą (roll-forward). Pradinės atidėtos pajamos plius išrašytos sąskaitos minus pripažintos pajamos lygus galutinėms atidėtoms pajamoms. Teikite šią ataskaitą kas mėnesį.
Laikykite MRR veiklos ataskaitoje. Apskaičiuokite jį iš aktyvių prenumeratų ir jų normalizuotos vertės. Negaukite jo iš didžiosios knygos ir neleiskite jam maitinti didžiosios knygos.

Kaip „Nordlet“ automatizuoja atidėjimą

„Nordlet“ [pajamų pripažinimo modulis](/lt/docs/guides/revenue-recognition/0 įgyvendina aukščiau aprašytas taisykles kaip įprastų sąskaitų faktūrų eilučių savybes, todėl nereikia jokios atskiros subkontų knygos.

Metodas eilutėje. Kiekviena pardavimo sąskaitos faktūros eilutė priima recognition objektą su nustatytu method: point_in_time (pagal nutylėjimą, pajamos išrašymo metu), ratable su nustatytais startDate ir endDate, milestone su procentų sąrašu, kurių suma yra 100, arba percent_complete. Išrašius sąskaitą faktūrą, gautinos sumos ir PVM įregistruojami pilna apimtimi, o atidėtos eilutės grynasis rezultatas įskaitomas į atidėtas pajamas, o ne į pajamas.

Grafikai yra išvedami, o ne įvedami ranka. Tolygiai paskirstyta eilutė sukuria po vieną dalį kiekvienam kalendoriniam mėnesiui, pasvertą pagal to mėnesio paslaugų dienas. Kiekviena dalis matoma per sales/recognition-schedules/list su laukiančia (pending), pripažinta (recognized) arba atšaukta (cancelled) būsena, todėl atidėtų pajamų likutį galima paaiškinti iki cento.

Trys vykdymo sąlygos, jokių periodinių užklausų. Pajamos pripažįstamos užrakinus laikotarpį (pirmiausia pripažįstama viskas, kas priklausė iki laikotarpio pabaigos, kad mėnesio negalima būtų uždaryti su nepripažintomis pajamomis), išrašius paslaugos perdavimo-priėmimo aktą etapui bei sukakus suplanuotai daliai. Bandomojo paleidimo (dry-run) galinis taškas parodo, ką įrašas paskelbtų prieš jį atliekant.

Paskirstymas ir grąžinimai. Nustačius savarankiško pardavimo kainą kiekvienai eilutei, bendra sąskaitos suma proporcingai paskirstoma eilutėms. Nustačius grąžinimo įvertinimą eilutėje, ši dalis išrašymo metu priskiriama grąžinimo įsipareigojimui; vėlesnės kreditinės sąskaitos sumažina šį įsipareigojimą, neliesdamos pajamų.

Prenumeratos. Susitarimas su mėnesiniu, ketvirčiu arba metiniu atsiskaitymo laikotarpiu sugeneruoja kiekvieno laikotarpio sąskaitos juodraštį su jau nustatytomis tolygiomis eilutėmis, o sąskaitų išrašymo procesas patikrina kiekvieną aktyvų susitarimą, ar neatėjo laikas išrašyti sąskaitą. Trumpi galutiniai laikotarpiai perskaičiuojami proporcingai dienoms.

Apribojimai dokumentuojami taip pat aiškiai kaip ir funkcijos: grafikai yra fiksuoti eurais išrašymo dienos valiutos kursu, liekamojo vertės paskirstymo metodas nenaudojamas, o reikšmingi finansavimo komponentai neįtraukti. Programinė įranga geba taikyti IFRS 15 ir ASC 606 standartus, tačiau sprendimas, kurį gydymo būdą sutartis turi pasirinkti, lieka įmonės atsakomybe.

D.U.K.

Ką reiškia SaaS apskaita?

Tai sukauptojo apskaitos metodo taikymas verslui, kuris laikui bėgant parduoda prieigą prie programinės įrangos. Pagrindinis bruožas yra tas, kad sąskaitos klientams išrašomos ir dažnai sumokamos prieš suteikiant paslaugą, todėl pajamos pripažįstamos bėgant aptarnavimo laikotarpiui, o nesuteikta dalis fiksuojama kaip atidėtos pajamos.

Kokios yra SaaS apskaitos taisyklės?

Reguliuojantys standartai yra IFRS 15 (taikomas ES ir didžiojoje pasaulio dalyje) ir ASC 606 (Jungtinės Valstijos). Abiejuose naudojamas tas pats penkių žingsnių modelis: nustatyti sutartį, nustatyti įvykdymo prievoles, nustatyti sandorio kainą, paskirstyti ją prievolėms pagal savarankiško pardavimo kainą ir pripažinti pajamas, kai ar kaip kiekviena prievolė įvykdoma. Programinės įrangos prieigos atveju tai reiškia pajamų pripažinimą per prenumeratos laikotarpį.

Ar atidėtos pajamos ir negautos pajamos yra tas pats?

Taip. Atidėtos pajamos (deferred revenue), negautos pajamos (unearned revenue), atidėtos įplaukos (deferred income) ir sutarties įsipareigojimas (contract liability) yra skirtingi to paties balanso straipsnio pavadinimai: sumos, išrašytos arba gautos už dar nesuteiktas paslaugas. IFRS 15 naudoja terminą „sutarties įsipareigojimas“; ES įstatyminėse ataskaitose dažniausiai sakoma „atidėtos pajamos“.

Ar MRR yra buhalterinis rodiklis?

Ne. MRR yra veiklos metrika – normalizuota aktyvių pasikartojančių sutarčių mėnesio vertė. Ji nefigūruoja jokiame apskaitos standarte ar finansinėje ataskaitoje. Pajamos yra tai, ką rodo pelno (nuostolio) ataskaita, ir į jas įtraukiami vienkartiniai elementai, pavyzdžiui, įdiegimo mokesčiai, kai jie uždirbami.

Ar mažos SaaS įmonės privalo laikytis IFRS 15?

Įmonės įstatyminės ataskaitos atitinka jos šalies nacionalinius BVP (GAAP) standartus, kurie ES įmonėse kyla iš Apskaitos direktyvos ir gali leisti supaprastinimus mažoms įmonėms. Tačiau investuotojai, pirkėjai ir auditoriai tikisi, kad prenumeratos pajamos bus atidedamos neatsižvelgiant į dydį, o dauguma nacionalinių sistemų bet kuriuo atveju reikalauja sukauptojo apskaitos metodo. Sąskaitos faktūros sumos pripažinimas pajamomis iš karto yra neteisingas pagal bet kurį iš jų.